1. Procesrollen

In dit hoofdstuk worden de rollen en overlegvormen die in het proces ketenbreed wijzigingsbeheer voorkomen beschreven en hoe zij in dit proces met elkaar in verband staan.
De beschrijving van de rollen begint bij de rollen die het ketenbreed wijzigingsbeheer initiëren tot aan de rol van het hoogste gremium, het Ketenoverleg (KO).

1.1  Wijzigingscoördinatoren en –verantwoordelijken

Wijzigingscoördinator

Iedere partij heeft één of twee wijzigingscoördinatoren aangewezen. Deze persoon is binnen de eigen organisatie én voor de keten het aanspreekpunt voor wijzigingsverzoeken van de partij.

Wijzigingsverzoeken van de partij worden via deze functionaris ingediend en eventuele vragen hierover vanuit de ketenpartners kunnen aan deze functionaris worden gesteld.

Het is de verantwoordelijkheid van de wijzigingscoördinator om:

  • ketenbrede wijzigingsverzoeken in te dienen bij het Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen (CMK) namens de eigen organisatie;
  • de status en planning te bewaken van de ingediende ketenbrede wijzigingsverzoeken;
  • de impact te (laten) bepalen binnen de eigen organisatie van de door ketenpartners ingediende ketenbrede wijzigingsverzoeken;
  • betrokkenen binnen de eigen organisatie te informeren;
  • de ketenpartners te informeren (via het CAB) over voortgang van wijzigingen.

Wijzigingsverantwoordelijke

 Daar waar de wijzigingscoördinator verantwoordelijk is voor het proces binnen de keten, is de wijzigingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het proces van de realisatie en implementatie van een ketenwijziging binnen de eigen organisatie.

De wijzigingsverantwoordelijke is niet per definitie deelnemer aan het CAB. Belangrijk is dat de wijzigingscoördinator en wijzigingsverantwoordelijke onderling contact houden over de impact, voortgang en realisatie van de wijzigingen.

De taken van de wijzigingsverantwoordelijke zijn:

  • Proces volgen van de ingediende wijziging;
  • Waar nodig proces aansturen met als doel wijziging te laten realiseren;
  • Afstemming zoeken over resultaten van de geleverde impactbepalingen;

CMK-coördinator

De rol van CMK coördinator wordt vervuld door BKWI. De CMK coördinator beheert de CMK applicatie (zie hieronder) en is verantwoordelijk voor het proces ketenbreed wijzigingsbeheer. De taken van de CMK coördinator zijn:

  • bewaken van de voortgang op alle wijzigingen en releases;
  • coördineren van het proces van ketenbreed wijzigingsbeheer;
  • signaleren van knelpunten in het wijzigingsproces en rapporteren hierover aan de leden van het CAB;
  • ondersteunen van de voorzitter van het CAB met het voorbereiden en organiseren van het CAB;
  • voorleggen van inhoudelijk afgestemde impactbepaling aan CAB;
  • terugkoppelen van adviezen en statusveranderingen
  • concept releaseplanning voorleggen en afstemmen met de leden van het CAB.

CMK (Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen)

Het Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen is een faciliteit van het BKWI voor de keten. Het CMK is het ‘ketenloket’ voor ketenbrede wijzigingen, maar dient ook als applicatie voor de keten. Bij dit loket worden ketenbrede wijzigingen geregistreerd, gerouteerd en gepubliceerd. Voor publicatie aan de partijen wordt gebruik gemaakt van de CMK-applicatie.

1.2  Change Advisory Board (CAB)

Het CAB is een werkgroep van de Domeingroep ICT Beheer (DIB) die bijeenkomt, in de week na de vastgestelde ketenrelease (12 keer per jaar).

De rol van het CAB is tweeledig:

1. Ketenrol

Adviesorgaan die het wijzigingsproces bewaakt en daarover adviseert op het niveau van techniek (impactbepaling), tijd (prioriteit), proces en standaarden (samenhang) namens de keten.

Specifieke taken:

  • Beslissen over de inhoud van de releases;
  • Afstemmen en vaststellen releasemomenten;
  • Goedkeuring wijzigingen op basis van impactbepalingen;
  • Beoordelen en goedkeuren van het Release Initiatie Document;
  • Bespreken wijzigingen met knelpunten in het gevolgde wijzigingstraject (gevolgde procedure en samenwerking met de betrokkenen) en advies daarover uitbrengen;
  • Escaleren van eventuele knelpunten die het proces van ketenbreed wijzigingsbeheer raken aan de DIB;
  • Evaluatie ketenreleases;
  • Evaluatie werking CMK (zowel loket als applicatie).

2. Functionele rol

Adviesorgaan die adviseert op het niveau van de functionele wenselijkheid (gebruikerswensen), de vertaalslag naar concrete wijzigingen en de implementatierichting namens de gebruikers/business.

Het CAB vervult hierbij naast de vertegenwoordiging van de professional ook de rol van poortwachter. Het CAB voorkomt hiermee dat functioneel ongewenste wijzigingen worden gerealiseerd, door in het begintraject van een wijziging deze al te beoordelen.

Specifieke taken:

  • Ketenwijzigingen beoordelen op wenselijkheid;
  • Ketenwijzigingen functioneel ketenbreed afstemmen;
  • Adviseren of ketenwijzigingen op basis van functionele impact en wenselijkheid wel of niet uitgevoerd moet worden;
  • Zorgdragen dat de gebruikersorganisatie van de partijen op de juiste wijze vertegenwoordigd wordt in het CAB.

Leden
Het CAB wordt bemenst door vertegenwoordigers van de partijen UWV, VNG Realisatie, SVB, Inlichtingenbureau en BKWI. Iedere partij wordt vertegenwoordigd door minimaal één deelnemer. De deelnemers betreffen bij voorkeur de Change Managers/wijzigingscoördinatoren en/of een functioneel beheerder per partij.

Belangrijk is dat de deelnemer bekend is met alle relevante wijzigingen binnen de eigen organisatie (business en ICT) en een wijzigingsverantwoordelijke binnen de eigen organisatie op de voortgang van wijzigingen kan aanspreken.

Indien er wijzigingsverzoeken besproken moeten worden die betrekking hebben op afnemers en/of bronnen buiten de keten, dan kunnen deze op ad-hoc basis worden uitgenodigd. Ook kunnen deze partijen ‘agendalid’ worden.

1.3  Domeingroep ICT Beheer (DIB)

De partijen zijn zelf verantwoordelijk voor het functioneren van de eigen beheerprocessen. De DIB is een orgaan die de werking van het Ketenbreed ICT beheer bewaakt, waaronder het Ketenbreed wijzigingsbeheer en de aansluiting van beheerprocessen. De DIB wordt gevormd door de Service (Level) Managers van de betrokken partijen.

Door de DIB worden afspraken gemaakt over het gezamenlijke deel van het ICT beheer, de aansluiting van de eigen beheerprocessen op de ketenbrede beheerprocessen en de prestatienormen.

De taken van de DIB m.b.t. ketenbreed wijzigingsbeheer zijn:

  • De DIB rapporteert aan het Ketenoverleg (KO) over knelpunten;
  • Goedkeuring Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases;
  • Beheer en ontwikkeling van de GeVS Keten SLA, afspraken inclusief prestatie indicatoren;
  • Algehele bewaking van alle ICT beheer processen op basis van de GeVS Keten SLA;
  • Bewaking van de samenhang /werking tussen de beheerprocessen (zoals wijzigingsbeheer en incidentbeheer).

Onder de Domeingroep ICT Beheer zijn een tweetal werkgroepen ingericht:

  • Keten Incidenten en Probleem Overleg (KIPO). In deze werkgroep worden (lang)lopende incidenten besproken en waar nodig ‘gepromoveerd’ naar problemen. Deze problemen worden belegd bij een oplosgroep. KIPO bewaakt de voortgang van het probleem.
  • Change Advisory Board (CAB)

1.4  Ketenoverleg (KO)

Het Ketenoverleg (KO) stuurt op samenwerking in de keten van Werk en Inkomen en bestaat uit de bestuurders van de ketenpartners, aangevuld met bestuurders van het BKWI, inlichtingenbureau en het ministerie van SZW.  

Het KO fungeert als opdrachtgever voor de verschillende domeingroepen (waaronder de Domeingroep ICT Beheer) en is het escalatiepunt voor geschillen die niet in de domeingroepen kunnen worden beslecht.

De directeur van BKWI is gedelegeerd opdrachtgever voor de domeingroepen. Eventuele escalaties zullen derhalve altijd eerst via de directeur BKWI verlopen alvorens ze naar het KO gaan.

Een besluit in het KO kan resulteren in een (set van) wijzigingen, die conform de afspraken in dit document moeten worden uitgevoerd.