3. Wijzigingsprocedure

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe het ketenbreed wijzigingsbeheer doorlopen wordt, van het proces aanmelden van wijzigingen tot het realiseren en afsluiten van de wijzigingsverzoeken.

• 3.1 Proces ketenwijziging
• 3.2 Aanmelding ketenwijziging
• 3.3 Acceptatie ketenwijziging
• 3.4 Impactbepaling
• 3.5 Afstemming impactbepaling
• 3.6 Goedkeuring CAB
• 3.7 Wijziging inplannen, realisatie en implementatie
• 3.8 Intrekken wijziging
• 3.9 Goedkeuring indiener en afsluiting van de wijziging
• 3.10 Escalatie

3.1  Proces ketenwijziging

De partijen zijn zelf verantwoordelijk voor het melden van ketenwijzigingen. Ze dienen aangemeld te worden bij het Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen (CMK).

De wijzigingscoördinatoren zijn verantwoordelijk voor het aanmelden van wijzigingen namens de eigen organisatie bij het CMK, na een adequate afstemming en besluitvorming binnen de eigen organisatie.

3.2 Aanmelden ketenwijziging

Verantwoordelijke: wijzigingscoördinator

Aanmelden van een wijziging geschiedt door middel van de CMK-applicatie. De applicatie is te vinden op https://cmk.bkwi.nl. Binnen deze applicatie kan een wijzigingscoördinator de wijziging middels een digitaal formulier invullen.

Het indienen van een wijziging gaat in twee stappen. In stap 1 geeft de indiener aan wat de aanleiding is van de wijziging, wat er precies gewijzigd moet worden en wanneer de wijziging idealiter gerealiseerd moet zijn.

In stap 2 levert de partij de impact van de wijziging voor de eigen organisatie. Een wijziging is pas ingediend als stap 2 is afgerond. Een partij levert derhalve bij een CMK direct de impactbepaling van de eigen organisatie.

Voor het gebruik van de CMK applicatie dient men geautoriseerd te zijn. Autorisatie kan aangevraagd worden bij suwidesk@bkwi.nl.

De wijzigingscoördinatoren bewaken de wijzigingen die zij zelf hebben aangemeld. Voor de bewaking van wijzigingen kan de CMK-applicatie worden gebruikt. In deze applicatie staat op de homepage een overzicht van wijzigingen die voor de eigen organisatie zijn ingediend.

Algemene vraag die aan de leden van het CAB wordt gesteld bij een nieuwe CMK is of de wijziging aansluit op de werkprocessen bij de partijen. Daarnaast kan het CAB een voorstel doen voor de daadwerkelijke oplossingsrichting. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan specificaties hoe een bepaalde pagina opgebouwd moet worden.

3.3 Acceptatie ketenwijziging

Verantwoordelijke: CMK-coördinator

De CMK-coördinator (BKWI) beoordeelt de wijzigingen inhoudelijk (duidelijkheid van de wijziging, volledigheid van de wijziging en past het binnen de scope van de GeVS).

Is hier allemaal aan voldaan dan zal de CMK-coördinator het wijzigingsverzoek de status ‘Ingediend’ geven, waarna deze zichtbaar wordt in de CMK applicatie. Dit proces (van beoordeling tot zichtbaar maken) neemt maximaal 3 werkdagen in beslag.

Indien de inhoudelijk beoordeling resulteert in een negatieve beoordeling of de CMK kan niet binnen 3 werkdagen zichtbaar worden gemaakt, dan wordt dit teruggekoppeld aan de indiener van de wijziging.

 

3.4 Impactbepaling

Verantwoordelijke: wijzigingscoördinator

Op het moment dat BKWI een CMK wijziging goedkeurt voor publicatie, krijgen de partijen per mail een verzoek tot impactbepaling op die nieuwe wijziging. In deze mail staan in een takenlijst de wijzigingen aangeven waarvoor impact moet worden bepaald. De impactbepalingen worden gemaakt op organisatieniveau.

Dit houdt in dat deze taak bij iedere CMK gebruiker met rechten om wijzigingen in te dienen beschikbaar is. Partijen hebben tot 14 dagen na het rondsturen van de CMK takenlijst de tijd om impact te bepalen op de ingediende wijzigingen. Dit biedt de verschillende CMK- coördinatoren van dezelfde organisatie de mogelijkheid om, gedurende deze 14 dagen, elkaars impactbepalingen aan te vullen/corrigeren.

De impactbepaling wordt gevraagd aan de verschillende wijzigingscoördinatoren van de partijen. Daarnaast beoordelen de domeingroep voorzitters (Architectuur, Gegevens en Berichten, Privacy en Beveiliging en ICT Beheer) de wijzigingen vanuit hun eigen verantwoordelijkheden en waar nodig worden de wijzigingen meegenomen naar de eigen domeingroep.

De impact van de domeingroep voorzitters (allen medewerkers van BKWI) wordt opgenomen in de impactbepaling van BKWI.

Een partij kan een verzoek doen een impactbepaling later te mogen leveren. Hiervoor dient de partij een verzoek in bij de CMK-coördinator. De indiener wordt door de CMK-coördinator geïnformeerd dat de impactbepalingstermijn wordt verlengd.

Als de indiener hier niet mee akkoord is, dan treden indiener van de wijziging en degene die om verlenging vraagt in overleg. Als beide partijen niet tot een akkoord komen, zal de beslissing genomen worden door het CAB.

De impactbepaling van een partij is pas definitief als de 14 dagen termijn verstreken is en er geen verlenging van die termijn is aangevraagd. Hiervan kan worden afgeweken in geval van spoed en als betrokken partijen daarmee instemmen.

Ook is het mogelijk dat een partij op basis van de wijziging geen impact kan bepalen bijvoorbeeld omdat de wijziging niet helder genoeg verwoord is of dat er nog onduidelijkheden zijn over de wijzigingen. In dat geval is het de verantwoordelijkheid van de indiener, om alsnog de ontbrekende informatie te verzorgen.

De termijn van de impactbepaling van een wijziging wordt voor onbepaalde tijd verlengd, totdat de vragende partij in staat is gesteld een impactbepaling te leveren. Indien die termijn onbekend is, zal de wijziging 'on hold' worden gezet.

Als een partij niet voor de sluitingstijd van de levertermijn van de impactbepaling aan het verzoek heeft voldaan en geen verzoek tot uitstel heeft gedaan, wordt er vanuit gegaan dat er voor deze partij geen impact is en de partij akkoord is.

3.5  Afstemming impactbepaling

Verantwoordelijke: wijzigingsverantwoordelijke

De aangestelde wijzigingsverantwoordelijke zorgt ervoor dat eventuele oneffenheden uit de impactanalyses met de betrokken partijen worden afgestemd. Uit de (via het CMK) teruggekoppelde impactbepalingen weet hij/zij welke partijen betrokken dienen te worden.

De partijen zijn ieder zelf verantwoordelijk voor het analyseren van de mogelijke invloed van een ketenwijziging op de ‘partij eigen’ componenten (niet-ketencomponenten), die men in beheer heeft.De wijzigingsverantwoordelijke informeert de wijzigingscoördinatoren over de voortgang en escaleert naar het CAB als de afstemming mislukt of dreigt te mislukken.

3.6  Goedkeuring CAB

Verantwoordelijke: CAB

De voorzitter van het CAB (BKWI) bekijkt of er wijzigingen in de CMK-applicatie staan die de functionaliteit van de GeVS raken en waarvan de 14 dagen beantwoordingstermijn van de impactbepaling voorbij is. De wijzigingen die hieraan voldoen worden door de voorzitter geagendeerd voor het eerstvolgende CAB.

Het CAB bekijkt of de impactbepalingen in voldoende mate zijn afgestemd en uitgevoerd. Daarnaast bekijkt het CAB of er uit de impactbepalingen geen zwaarwegende redenen voor komen die een realisatie van de wijziging in de weg staat. Het CAB beoordeelt ook of het proces goed is gevolgd. Uitkomsten worden vastgelegd in de CMK applicatie.

Bespreking van de wijzigingen beperkt zich tot alleen die wijzigingen met eventuele bijzonderheden in de impactbepalingen van de partijen. Bij wijzigingen waarbij de impactbepalingen geen bijzonderheden opleveren, wordt de wijziging als hamerstuk afgehandeld. Dit wil zeggen dat de wijziging niet inhoudelijk wordt behandeld, maar alleen formeel wordt vastgesteld, tenzij partijen hier specifiek om vragen.

Indien noodzakelijk worden wijzigingen waarbij geen enkele bijzonderheid is aangegeven of opmerking is geplaatst bij de impactbepalingen, al uitgevoerd voor het eerstvolgende CAB. Dit geldt alleen voor de wijzigingen die niet release gebonden zijn.

Als de wijziging niet wordt goedgekeurd, dan vindt er overleg plaats tussen de indiener, wijzigingsverantwoordelijke en eventuele andere betrokkenen. Een nieuwe analyse is het gevolg.

3.7 Wijzigen inplannen en realiseren

Verantwoordelijke: productbeheerder (BKWI), voor wijzigingen die in een release worden gerealiseerd. Overige wijzigingen verlopen via de Suwidesk van BKWI.

Als de impactbepaling afgestemd en geaccordeerd is door het CAB, kan gestart worden met het inplannen, realiseren en implementeren van de wijziging.

Het inplannen van wijzigingen gebeurt op basis van de wensen van het CAB en mogelijkheden. De planning geschiedt in het CAB en wordt verwoord in het Release Initiatie Document (RID) van de betreffende release.

Dit document, dat een voorstel voor de inhoud van de release en de bijbehorende planning beschrijft, wordt opgesteld door BKWI (productbeheerder). BKWI haalt uit het CMK een lijst met wijzigingen die mogelijk mee kunnen in de betreffende release en doet een voorstel voor de prioritering.

Vervolgens vindt prioritering plaats in het CAB in afstemming met BKWI en IB, rekening houdend met het staande beleid ten aanzien van prioritering. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele afhankelijkheden en met de capaciteit die de ontwikkelafdeling van BKWI heeft.

Het CAB wordt gevraagd om aan te geven of zij zich kunnen vinden in de planning/prioritering. Daarbij wordt gekeken naar de datum van binnenkomst van de CMK, tenzij er dringende redenen zijn om latere CMK's voor te laten gaan. Dringende redenen kunnen zijn: wetswijzigingen, verstoringen in de informatievoorziening, issues die de primaire werkprocessen bij de partijen raken etc. Het CAB bepaalt de prioriteit.

3.8  Intrekken wijziging

Verantwoordelijke: wijzigingscoördinator

Een wijziging kan om verschillende redenen worden ingetrokken. Hierbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan een wijziging die door ontwikkelingen in de keten is achterhaald of dat nieuwe inzichten resulteren in een andere wens.

Het intrekken van een wijziging gebeurt altijd door de oorspronkelijke indiener van de wijziging (de wijzigingscoördinator). Dit dient schriftelijk te worden vastgelegd middels een mail aan de CMK coördinator.

In de CMK applicatie krijgt de wijziging de status “ingetrokken” en wordt de reden van de intrekking in de CMK vermeld. De indiener zorgt er vervolgens voor dat de andere betrokken partijen per mail op de hoogte worden gesteld van het intrekken van de wijziging en de reden hiervan.

3.9  Goedkeuring aan indiener en afsluiting wijziging

Verantwoordelijke: CMK-coördinator

De productbeheerder of de wijzigingsverantwoordelijke meldt bij het CMK dat de wijziging is geïmplementeerd. De CMK-coördinator past de status van de wijziging in het CMK aan.

3.10 Escalatie

In het wijzigingsproces kunnen er altijd momenten zijn dat er tegengestelde belangen zijn of dat een bepaalde partij in gebreke blijft met grote gevolgen voor afnemers. In deze gevallen kan gebruik gemaakt worden van het escalatie traject.

Escalaties kunnen opgestart worden door wijzigingscoördinatoren of via de voorzitter van het CAB. Het issue wordt besproken in het CAB en als het CAB niet tot een beslissing komt, dan wordt het besluit voorgelegd aan de DIB.

Komt de DIB ook niet tot een definitief oordeel dan zal het KO worden ingeschakeld en neemt de gedelegeerd opdrachtgever (directeur BKWI) een besluit.