Domeingroep ICT-Beheer (DIB) Wwerkafspraken

Wie zijn we?

De Domeingroep ICT beheer bestaat uit de vertegenwoordiging van de Suwi-partijen:

• SVB.

• UWV.

• VNG namens de colleges van B&W.

• BKWI als beherende partij van de standaarden, afspraken en centrale voorzieningen GeVS.

• BIDN als beheerder van het gemeentelijke Suwi-landschap.

Waarom zijn we Domeingroep ICT beheer?

De Suwi-partijen dragen op grond van artikel 62 van de Wet Suwi een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de instandhouding van de Gezamenlijke elektronische Voorzieningen Suwi (GeVS). Dat houdt in dat de Suwi-partijen gezamenlijk afspraken maken op de verschillende deelgebieden van informatie-uitwisseling in de Suwi-keten.

Een van deze deelgebieden is “ICT beheer”. De Suwi-partijen vullen met de Domeingroep ICT beheer het gremium in om beheerafspraken tussen de Suwi-partijen te onderhouden over de gezamenlijke ICT-beheerprocessen en prestatienormen van de GeVS. De Domeingroep ICT beheer zorgt voor de ketenbrede afspraken hierover, legt die vast en zorgt dat deze afspraken altijd actueel zijn.

Wat doen we?

Taken van de domeingroep

• Beheer en doorontwikkeling van de afspraken voor ICT-beheer van de digitale voorzieningen GeVS.

• Op basis van jaarplannen uitvoeren van geplande activiteiten.

• Adviseren van Managementoverleg afspraken en voorzieningen Suwi over lopende onderwerpen en nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ICT-beheer.

• Inbreng vanuit Keten-CAB en KIPO bespreken en indien nodig verwerken in ketenafspraken.

• Het bewaken van de naleving van de afspraken in Keten-SLA en de Keten-DAP.

• Aanleveren van onderwerpen vanuit de eigen organisatie die belangrijk zijn voor de Suwi-keten.

Agendapunten

• Ketenrapportages en prestatienormen.

• Vragen vanuit andere gremia, met name Managementoverleg afspraken en voorzieningen Suwi.

Werkgroepen onder deze domeingroep

• Keten CAB: Het Keten CAB (change advisory board) is het orgaan dat adviseert over ketenwijzigingen op de elementen proces, ICT en impact. Zij beoordelen, stemmen af en bewaken de ketenwijzigingen. Zij bepalen o.a. de impact op ketenwijzigingen of dragen in elk geval zorg voor het achterhalen van de impact op de eigen organisatie. Het Keten CAB stelt in gezamenlijk overleg de prioriteit vast van specifieke wijzigingen die onderdeel uitmaken van de Ketenreleases.

  Daarnaast beoordelen zij of voor een ketenwijziging het juiste proces is gevolgd. Waar nodig doen zij voorstellen ter verbetering van het proces ‘Ketenbreed wijzigingsbeheer’.

  Het Keten CAB vertegenwoordigt daarnaast de business in de keten en beslist over de wenselijkheid van ketenbrede functionele wijzigingsverzoeken. Hierbij kijkt het Keten CAB naar functionele wensen vanuit het gebruikersperspectief en doet voorstellen voor functionele specificaties.

• KIPO: Het KIPO (keten incident- en problemenoverleg) is het orgaan waar incidenten en problemen besproken en geanalyseerd worden. In deze werkgroep worden (lang)lopende incidenten besproken en waar nodig “gepromoveerd” naar problemen. Problemen worden door het KIPO belegd bij een oplosgroep en de voortgang van het oplossen van het probleem wordt door het KIPO bewaakt.

Wat leveren we op?

De Suwi-partijen zijn zelf verantwoordelijk voor het functioneren van de eigen beheerprocessen. Binnen de Domeingroep ICT beheer maken zij afspraken over het gezamenlijk deel van het ICT-beheer, de aansluiting van de eigen beheerprocessen op de ketenbrede beheerprocessen en de prestatienormen. Deze afspraken worden door de Domeingroep ICT beheer vastgelegd in de Keten-SLA en een operationele uitwerking hiervan in het Keten-DAP.

Keten Service Level Agreement

De Keten Service Level Agreement (de Keten-SLA) is een gezamenlijke overeenkomst tussen op de GeVS aangesloten gegevensleveranciers, de Suwi-partijen onderling en tussen de Suwi-partijen en de beheerder van de GeVS over de gegevensuitwisseling en specifieke diensten (zoals de logische toegangsbeveiliging en beschikbaarheid).

De keten-SLA gaat uit van wederzijdse resultaatverplichtingen. De Suwi-partijen en de beheerder van de centrale voorziening rapporteren aan elkaar over wijzigingen, incidenten en calamiteiten (c.q. over de effectiviteit en naleving van de afgesproken maatregelen). De beheerder van de centrale voorziening rapporteert over de behaalde resultaten aan het Managementoverleg afspraken en voorzieningen Suwi.

GeVS Management Rapportage

Over het gebruik van de Suwinet-Services en de Keten SLA-prestaties wordt iedere maand gerapporteerd in de GeVS Management Rapportage.

Hoe werken we?

• Deelnemers

De deelnemers aan de Domeingroep ICT beheer dienen ruime kennis te hebben van ICT-beheerprocessen. Kennis van ITIL is vereist aangezien dit als referentiekader voor het inrichten van de ketenbrede beheerprocessen is gebruikt. Deelnemers dienen in staat te zijn om binnen de eigen organisatie akkoord /consensus te (ver)krijgen op vast te stellen normen en eisen aan het ICT-beheer. Daarnaast moeten zij de mogelijkheid hebben om toe te zien dat de door de Domeingroep ICT beheer vastgestelde afspraken binnen de eigen organisatie worden nageleefd.

De deelnemers aan het Keten CAB voldoen aan de volgende eisen:

• Ze hebben kennis van het wijzigingsbeheerproces van de eigen organisatie.

• Ze zijn in staat om de impact van ketenwijzigingen op de eigen organisatie te

bepalen en kunnen beoordelen wat de prioriteit is van ketenwijzigingen.

• Ze hebben kennis van de bedrijfsprocessen van de eigen organisatie,

Werkafspraken domeingroep ICT beheer

• Ze zijn in staat om functionele wijzigingen te (laten) toetsen op business

wenselijkheid en voorstellen te doen om te komen tot functionele specificaties.

• Vanuit hun organisatie hebben ze de beslissingsbevoegdheid om

wijzigingsverzoeken goed te keuren en de prioritering te bepalen.

Deelnemers aan het KIPO komen bij de Suwi-partijen vandaan en voldoen aan de

volgende eisen:

• Ze hebben kennis van het incident- en probleembeheer proces van de eigen

organisatie.

• Ze zijn in staat om incidenten en problemen binnen de eigen organisatie op de juiste

plek te beleggen.

• Voorzitter

BKWI levert de voorzitter voor de Domeingroep ICT beheer. De voorzitter is werknemer van

BKWI maar heeft in de domeingroep een onafhankelijke rol.

• Overlegfrequentie

Het Domeingroep ICT beheer komt 6 tot 8 keer per jaar samen. Daarbij bereidt de groep

stukken en besluiten voor. Het overleg kan zelf besluiten extra vergaderingen in te lassen

of gebruik te maken van een schriftelijke ronde.

De domeingroep kan besluiten om derden als agenda lid/toehoorder toe te laten tot een

vergadering voor zover dit toegevoegde waarde heeft voor de activiteiten van de

Domeingroep. Te allen tijde blijft de beslissingsbevoegdheid liggen bij de Suwi-partijen.

De frequentie van het Keten CAB is 9 tot 11 keer per jaar. BKWI zorgt voor de invulling van

de voorzittersrol.

De frequentie van het KIPO is ongeveer 5 tot 7 keer per jaar maar kan wanneer dat nodig is

ook vaker plaatsvinden.

• Aanwezigheid en vervanging

Deelnemers van de Domeingroep ICT beheer representeren de organisatie waartoe zij

behoren en zorgen dat ze aanwezig zijn in de overleggen en in schriftelijke rondes hun

mails beantwoorden. Mochten deelnemers verhinderd zijn, zorgen zij zelf voor vervanging

met dezelfde bevoegdheden als van de deelnemer.

• Jaarplannen en rapportage

Jaarlijks stelt de Domeingroep ICT Beheer een jaarplan op met de geplande activiteiten

voor dat jaar dat het combineert met de jaarplannen van de andere domeingroepen. Het

gecombineerde jaarplan wordt voorgelegd aan het Managementoverleg afspraken en

voorzieningen Suwi, die de inhoud bekrachtigt en voorziet in middelen (financieel en

personele capaciteit) om de activiteiten te kunnen uitvoeren.

Aan het eind van ieder kalenderjaar volgt een kort jaarverslag samen met de andere

domeingroepen.

• Verantwoordelijkheid

Het Managementoverleg afspraken en voorzieningen Suwi draagt de verantwoordelijkheid

voor het goed functioneren van de domeingroep over aan de directeur van BKWI. De

directeur overlegt over het organiseren en faciliteren van de domeingroep desgewenst met

de voorzitter. De deelnemende partijen dragen ook zorg voor het goed functioneren van de

domeingroep met het aanleveren van gekwalificeerde mensen met het juiste mandaat.

Voorstellen en adviezen, die niet aan het Managementoverleg afspraken en voorzieningen

Suwi voorgelegd hoeven worden, kunnen op advies van de domeingroep door de directeur

van BKWI worden besloten. Daaronder vallen ook escalaties over issues die vallen onder

de verantwoordelijkheid van de domeingroep.

• Inbreng capaciteit in uren

• De reguliere taken van de Domeingroep ICT beheer vergen een tijdsbesteding van

ongeveer 8 uur per week. In deze uren zitten het voorbereiden en bijwonen van de

Werkafspraken domeingroep ICT beheer

6-8 bijeenkomsten per jaar en daarnaast uitvoer geven aan activiteiten die vallen

onder de verantwoordelijkheid van de Domeingroep ICT beheer1

.

• Deelnemers vanuit de Suwi-partijen besteden tussen de 6 en 8 uur per maand aan

het Keten-CAB.

• De tijdsbesteding van een deelnemer aan het KIPO is tussen de 3 en 4 uur per

maand en bestaat uit voorbereiden en bijwonen van het overleg en afstemmen

binnen de eigen organisatie.

• Activiteiten voor vernieuwingen of andere initiatieven worden zoveel mogelijk in

(tijdelijke) werkgroepen van de domeingroep opgepakt. De verantwoordelijkheid

voor de bemensing van de onderliggende werkgroepen ligt bij de domeingroep-

deelnemers van de Suwi-partijen zolang dat binnen bestaande tijdsbesteding past.

• Voor activiteiten die meer tijd en middelen vereisen kan de Domeingroep ICT

beheer een voorstel indienen bij het Managementoverleg afspraken en

voorzieningen Suwi die daarmee ook de bemensing kan verzorgen. Dit voorstel

wordt bij voorkeur via de jaarplannen gedaan.

Wat is onze relatie tot andere overleggen?

Bij het Domeingroep ICT beheer komen de volgende aspecten van de informatievoorziening en

gegevensuitwisseling samen:

• Aanpassingen op de Keten-SLA ter goedkeuring voorleggen aan het Managementoverleg

afspraken en voorzieningen Suwi.

• Het overleg beoordeelt verzoeken vanuit het Managementoverleg afspraken en

voorzieningen Suwi op impact waaronder de inpasbaarheid in de beheerafspraken.

• De domeingroep levert gevraagd en ongevraagd adviezen en onderwerpen over de

doorontwikkeling en monitoring van ICT-beheer in de Suwi-keten.

• Met andere domeingroepen afstemmen over impact bij domein-overstijgende onderwerpen.