Suwinet-Inkijk Begrippen

Inleiding

Binnen Suwinet-Inkijk maken we gebruik van diverse begrippen en in dit hoofdstuk worden deze begrippen toegelicht.

Suwinet-Inkijk

Suwinet-Inkijk is een web toepassing waarin overheidsorganisaties op een veilige manier persoonsgegevens van burgers, die bij verschillende organisaties en basisregistraties zijn opgeslagen, kunnen raadplegen.

Centraal / decentraal

Suwinet-Inkijk wordt centraal beheerd door BKWI waarbij de overheidsorganisatie onder andere zelf verantwoordelijk is voor het beheer van gebruikers (decentraal).

Organisatieonderdeel

• Deel van de organisatie, dat belast is met de uitvoering van één wettelijke taak o          

Voorbeelden voor gemeenten: 

• Gemeentelijke Sociale Dienst (GSD)
• Burgerzaken (BZ)
•  Wet Gemeentelijke Schuldhulpverlening (WGS)
• Doorstroompunt (DSP)

• Technische benaming is unit 

GSD-organisatie 

• Een gemeente
• Een samenwerkingsverband onder delegatie of mandaat

Contactpersonen

Voor Suwinet-Inkijk kennen we 3 soorten contactpersonen:

1.      Applicatiebeheerder

2.      Gemandateerde

3.      Security Officer

Applicatiebeheerder

Binnen de organisatie het aanspreekpunt en de verantwoordelijke voor het beheer van de applicatie Suwinet.

Gemandateerde

Binnen de organisatie gemachtigd tot het aanvragen en ontvangen van specifieke rapportages aangaande het gebruik van Suwinet.

Security Officer

Binnen de organisatie het aanspreekpunt en de verantwoordelijke voor alle activiteiten, op het gebied van informatiebeveiliging rondom Suwinet en rapporteert direct aan B&W.

Gebruiker

Medewerker van een organisatie, die gebruik maakt van Suwinet-Inkijk voor de uitvoering van zijn werkproces en hiervoor is geautoriseerd.

Functierol

• Een functierol is de rol die een gebruiker uitvoert in het kader van de uitvoering van de wettelijke taak.
• In de gebruikersadministratie worden functierollen door de beheerder van de organisatie gekoppeld aan het account van een gebruiker.
• Aan een functierol worden één of meerdere taken gekoppeld.

Taak     

• Een taak is een verzameling van tabbladen waar een gebruiker op basis van de functie voor geautoriseerd is.

Doordat de werkwijze en de processen binnen een GSD-organisatie op hun eigen specifieke wijze zijn ingericht, worden taken op maat gemaakt voor iedere gebruiker en/of gebruikersgroep binnen een GSD-organisatie. Een taak is dus uniek voor de specifieke werkzaamheden die een gebruiker moet doen uit hoofde van de Participatiewet en de daaraan gerelateerde wetten binnen een GSD-organisatie. 

Pagina

• Een complete webpagina.
• Bestaat uit meerdere tabbladen.

Tabblad

• Een tabblad bevat gegevens of bestaat uit meerdere sub-tabbladen, die op hun beurt de gegevens bevatten.
• In een (sub-)tabblad worden gegevens getoond van één bron en soms van meerdere bronnen.
• De gegevens, die getoond worden binnen een tabblad, zijn voor alle GSD-organisaties gelijk.
• De manier waarop de gegevens getoond worden kan gewijzigd worden door BKWI, maar dan altijd op verzoek of in overleg met de VNG.
• Het beheer van de structuur en inhoud van tabbladen wordt uitgevoerd door BKWI.

Samenhang functierol, taak, tabblad

Template en Matrix

De inrichting van ‘Taken’, ‘Tabbladen’ en ‘Functierollen’ worden geregeld in twee componenten:

1.      Template

2.      Matrix

Ad 1. Template

• Bevat de inrichting van de ‘Tabbladen’, de daaraan toegekende gegevens en hoe deze op het scherm getoond moeten worden.
• Blauwdruk van de maximale set aan gegevens dat een organisatieonderdeel mag hebben.
• Dient als basis voor de ‘Matrix’.
•  Door BKWI beheerd.
• Voor alle GSD-organisaties gelijk.

Ad 2. Matrix

• Gebaseerd op de ‘Template’
• Bevat de ‘Taken’, de bijbehorende ‘Tabbladen’, de ‘Functierollen’ en de daarbij toegekende ‘Taken’
• Elke GSD-organisatie heeft een eigen ‘Matrix’. 

Dossier

Wanneer een gebruiker een taak heeft geselecteerd en vervolgens een BSN invoert, verschijnt een pagina met verschillende tabbladen die bij die taak horen. Op dat moment wordt er een zogenoemd ‘dossier’ aangemaakt. Dit dossier is een samenhangende verzameling logregels die wordt vastgelegd naar aanleiding van een informatievraag binnen Suwinet-Inkijk voor één specifiek BSN. Alle uitgevoerde acties worden gelogd en vormen samen de basis voor de rapportages ten behoeve van de verantwoording.

Het opvragen van persoonsgegevens mag alleen met gebruik van het Burgerservicenummer (BSN) als zoeksleutel. Wanneer het nodig is daarvan af te wijken, en de mogelijkheid daartoe wordt geboden, geldt dat de gemeente de medewerker expliciet autoriseert voor een aparte zoekfunctie (voorbeelden zijn het zoeken op kenteken binnen de bron Basisregistratie Voertuigen (RDW) of binnen de bron Kadaster op locatie of perceelnummer).

Suwinet-Inkijk biedt zoekfuncties ‘binnen’ en/of ‘buiten’ dossier aan.

 Binnen dossier

Wanneer het binnen een taak voor het behandelen van een dossier nodig is om een zoekfunctie te gebruiken dan wordt deze zoekactie gelogd binnen het al aangemaakte ‘dossier’. 

De verschillende zoekfuncties bevinden zich op het tabblad Zoeken. Zolang de uitgevoerde zoekactie hoort bij het afhandelen van het dossier valt dit binnen de kaders van de AVG-wetgeving.

Buiten dossier

De zoekfunctie is in dit geval een zelfstandige taak en heeft geen raadplegingen, die gerelateerd zijn aan een BSN. In de logging kunnen de zoekacties niet voorzien worden van een BSN en zijn daarom dus niet te relateren aan een dossier. Voor een security officer is het vervolgens lastig om te bepalen of de zoekactie terecht was en ten behoeve van welk dossier de actie werd uitgevoerd.

De VNG en verschillende GSD-organisaties hebben aangegeven dat het voor bepaalde onderzoeken nodig is om te kunnen zoeken buiten dossier omdat een BSN niet bekend is. 

Voor alle zoekfuncties buiten dossier is er een aparte taak, die gebruikt mag worden door daarvoor speciaal geautoriseerde gebruikers. 

Het is aan te bevelen om als gebruiker zoekacties buiten dossier apart te registreren om eventuele vragen van burgers en security officers te kunnen beantwoorden en verantwoorden. 

Filter / Werkvoorraad

• Een optionele functionaliteit die niet door alle organisaties wordt gebruikt.
•  Ook wel whitelist genoemd.
•  Een filter dat regelt dat medewerkers van een organisatie alleen gegevens op kunnen vragen van de burgers die tot hun klantenbestand (werkvoorraad) behoren.
•  Op een whitelist staan alle BSN’s van burgers die cliënt zijn bij een organisatie. Wanneer de BSN van een burger wordt ingevoerd toetst Suwinet-Inkijk automatisch of dit BSN op de whitelist van de organisatie voorkomt.

o    Als de BSN niet voorkomt op de whitelist van de organisatie kunnen sommige gebruikers gebruik maken van de escape mogelijkheid. Na opgaaf van reden kunnen zij de bevraging uitvoeren.

1-login

• Een optionele functionaliteit die niet door alle organisaties wordt gebruikt
• Geldt voor een samenwerkingsverband onder mandaat.
• Bij elk dossier moet in verband met correcte verantwoording aangegeven worden voor welke gemeente de taak wordt uitgevoerd.Een optionele functionaliteit die niet door alle organisaties wordt gebruikt.