Van klassiek naar vernieuwd Handleiding GSD-migratie Gebruikersbeheerders

Handleiding GSD migratie 'van klassiek naar vernieuwd'

1           Inleiding

1.1       Over dit document 

Dit document is geschreven ter ondersteuning aan de GSD-migratie en heeft als doel de gebruikersbeheerders, security officers en gemandateerden te ondersteunen bij het invoeren en inrichten van de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk binnen de GSD-organisatie. 

1.2       Waarom is de migratie naar de vernieuwde Suwinet-Inkijk nodig?

Al meer dan 22 jaar maken medewerkers bij UWV, SVB en gemeenten dagelijks intensief gebruik van Suwinet-Inkijk bij het verstrekken van uitkeringen en het aan werk helpen van mensen.

Bureau Keteninformatisering Werk & Inkomen (BKWI) beheert Suwinet en werkt elke dag hard om de kwaliteit van Suwinet-Inkijk te waarborgen. Een van de verbeteringen die BKWI doorvoert is het vernieuwen van Suwinet-Inkijk. Hierdoor kan BKWI beter inspelen op de wensen vanuit de organisaties die Suwinet gebruiken. Ook vinden hierdoor gebruikers nog beter hun weg op Suwinet-Inkijk.

De afgelopen jaren zijn, op gemeenten na, alle andere afnemers van Suwinet-Inkijk al overgestapt op de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk. In kwartaal 4 2024 is gestart met de uitrol van de vernieuwde versie bij de gemeentelijke afdelingen Burgerzaken en Doorstroompunt. In 2025 zal de uitrol van de Gemeentelijke Sociale Diensten (GSD) plaatsvinden.

De klassieke versie die de gemeenten nu nog gebruiken wordt na succesvolle migratie naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk verwijderd.

Het Ketenoverleg, welke inmiddels opgevolgd is door het Managementoverleg Afspraken en Voorzieningen SUWI (MAV), heeft besloten tot het uitfaseren van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk met als einddatum 31-12-2025.

1.2.1    Verbeteringen 

Onderstaand enkele redenen waarom de overstap naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk ondernomen moet worden: 

• Technische verbeteringen

Modernere techniek in de backend

• Beheer

Eén versie van Suwinet-Inkijk dus geen dubbel beheer

• Nieuw uiterlijk en indeling

Betere structuur gegevensgebruik op basis van ‘Functierollen’

• Betere logging

Ten behoeve van gebruiksrapportages/ verantwoording

• Betere beveiliging

BSN niet meer zichtbaar in URL

• Functionaliteit blijft hetzelfde

Uitvoering van wettelijke taak mogelijk maken

2           Suwinet-Inkijk

2.1       Inleiding 

Er zijn veel overeenkomsten tussen de klassieke en vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk. Echter zijn er ook enkele nieuwe begrippen.

In dit hoofdstuk worden deze begrippen toegelicht en in relatie gebracht met de bekende zaken in de klassieke versie van Suwinet-Inkijk.

2.2       GSD-organisatie

Gedurende het project hanteren we de naam GSD-organisatie en hiermee bedoelen we alle verschillende vormen:

• Gemeente
• Samenwerkingsverband onder delegatie
• Samenwerkingsverband onder mandaat

2.3       Tabblad / Pagina  

• Een ‘Tabblad’ komt overeen met een pagina in de klassieke versie van Suwinet-Inkijk en deze wordt in de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk getoond als een tabblad.
• Een ‘Tabblad’ bevat brongegevens.
• De naamgeving van de ‘Tabbladen' is zoveel mogelijk gelijk gehouden aan de naamgeving van de pagina’s.
• In een (sub-)’Tabblad’ worden de gegevens getoond van één ‘Bron’ en soms van meerdere ‘Bronnen’.
• Het beheer van de structuur en inhoud van ‘Tabbladen’ wordt uitgevoerd door BKWI.
• De gegevens, die getoond worden binnen een ‘Tabblad’, zijn voor alle GSD-organisaties gelijk. De inhoud, die getoond wordt, kan gewijzigd worden door BKWI, maar dan altijd op verzoek of in overleg met de VNG

Op een (sub-)’Tabblad’ kan een regel onderstreept zijn. Dit betekent dat over de regel meer detailgegevens bekend zijn. Door op deze regel te klikken verschijnen de detailgegevens op een zogenaamde detailpagina.

2.4       Taak  

Een ‘Taak’ is een verzameling van ‘Tabbladen’

Een ‘Taak’ is gebaseerd op de combinatie van pagina’s van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk waar een gebruiker op basis van zijn ‘Eigen rollen’ en/of ‘Vaste rollen’ voor geautoriseerd is

Doordat de werkwijze en de processen binnen een GSD-organisatie op hun eigen specifieke wijze zijn ingericht, worden de taken op maat gemaakt voor iedere gebruiker en/of gebruikersgroep binnen een GSD-organisatie. Een ‘Taak’ is dus uniek voor de specifieke werkzaamheden die een gebruiker uitvoert uit hoofde van de Participatiewet en de daaraan gerelateerde wetten binnen een GSD-organisatie.

2.5       Functierol / Rol

De rol die een gebruiker uitvoert in het kader van de uitvoering van de Participatiewet en de daaraan gerelateerde wetten.

Om deze rol uit te kunnen voeren worden één of meerdere ‘Taken’ aan deze ‘Functierol’ gekoppeld, zodat de benodigde gegevens beschikbaar zijn

In de gebruikersadministratie worden ‘Functierollen’, door de gebruikersbeheerder van de GSD-organisatie gekoppeld aan het account van een gebruiker

2.6 Samenhang ‘Functierol’, ‘Taak’ en ‘Tabblad’

2.7 Unit

• Technische benaming voor een organisatieonderden. Voorbeelden: GSD, Burgerzaken, WGS

2.8       Template en Matrix

De inrichting van ‘Taken’, ‘Tabbladen’ en ‘Functierollen’ worden geregeld in twee componenten:

1.     Template

2.     Matrix

Ad 1. Template

• Bevat de inrichting van de ‘Tabbladen’, de daaraan toegekende gegevens en hoe deze op het scherm getoond moeten worden.
• Blauwdruk van de maximale set aan gegevens dat een organisatieonderdeel mag hebben.
• Dient als basis voor de ‘Matrix’.
• Door BKWI beheerd.
• Voor alle GSD-organisaties gelijk

Ad 2. Matrix

• Gebaseerd op de ‘Template. Bevat de ‘Taken’, de bijbehorende ‘Tabbladen’, de ‘Functierollen’ en de daarbij toegekende ‘Taken. Elke GSD-organisatie heeft een eigen ‘Matrix’

2.8.1    Matrix beheren

Voor de migratie en het beheer ná de migratie zijn speciale versies van de ‘Matrix’ gemaakt:
1. Migratiematrix

2. Inrichtingsmatrix

Ad 1. Migratiematrix

• Bevat extra gegevens over de omzetting van de klassieke versie naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk.
• Deze ‘Matrix’ wordt enkel gebruikt gedurende de migratie

Ad 2. Inrichtingsmatrix

• Aanpassingen doen in bestaande ‘Taken’ en ‘Functierollen’
• Nieuwe ‘Taken’ en ‘Functierollen’ maken. In een apart overzicht worden de ‘Taken’ en ‘Functierollen’ getoond, zoals deze eruitzien na de aangebrachte wijzigingen en toevoegingen. Deze ‘Matrix’ wordt gebruikt ná de migratie.

Na aanpassingen worden de verschillende ‘Matrices’ met de ‘Template’ door BKWI samengevoegd tot ‘Taken’, ‘Tabbladen’ en ‘Functierollen’. 

Dossier

Voor de logging wordt een dossier aangemaakt. Hierin wordt alle logging van het ingevoerde BSN samengevoegd.

Na het selecteren van een ‘Taak’, het invoeren van het BSN en ‘Enter’ verschijnt het ‘Welkom’-tabblad van de ‘Taak’. Hiermee is een dossier aangemaakt.

De identificerende gegevens (BSN, naam, geboortedatum) worden getoond en als dit de gegevens zijn van de persoon waarvan u de gegevens wilt inzien, dan kunt u op een ‘Tabblad’ klikken voor inzage van de desbetreffende gegevens.

Is dit niet het juiste dossier dan voert u een nieuw BSN in en drukt op ‘Enter’, op dat moment wordt er een nieuw dossier geopend en worden de identificerende gegevens getoond.

2.9       Rollen

In gebruikersadministratie van Suwinet-Inkijk is te zien dat er sprake is van verschillende type rollen:

1.     Functierollen

2.     Eigen rollen

3.     Vaste beheerrollen

4.     Vaste gebruikersrollen voor 1 pagina

5.     Vaste rollen buiten Suwinet-Inkijk

Dit hoofdstuk legt uit welke rollen welke versie van Suwinet-Inkijk gebruikt en wat de rollen inhouden.

Ad 1. Functierollen (vernieuwd)

Een ‘Functierol’ kan één of meerdere ‘Taken’ bevatten. Een ‘Taak’ heeft één of meerdere ‘Tabbladen’. Een gebruiker kan worden geautoriseerd voor één of meerdere ‘Functierollen’. ‘Functierollen’ worden uitsluitend gebruikt voor de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk.

Ad 2. Eigen rollen (klassiek)

De vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk kent geen eigen rollen hiervoor in de plaats zijn de ‘Functierollen’ gekomen.

Ad 3. Vaste beheerrollen (klassiek en vernieuwd)
Deze rollen worden uitgedeeld aan een gebruiker voor beheer en/of controle werkzaamheden. Deze werkzaamheden zijn bijvoorbeeld de gebruikersadministratie, ophalen van generieke rapportages en het onderhouden van de werkvoorraad. Een gebruiker kan worden geautoriseerd voor één of meerdere ‘Vaste beheerrollen’. Gebruikers, die voor de GSD-migratie hiervoor geautoriseerd waren, behouden deze autorisatie. 

Ad 4. Vaste gebruikersrollen voor 1 pagina (klassiek)
De vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk kent geen losse pagina’s meer om te koppelen.

Ad 5. Vaste rollen buiten Suwinet-Inkijk (klassiek en vernieuwd)

Deze rollen worden uitgedeeld aan een gebruiker voor toegang tot applicaties buiten Suwinet-Inkijk. In dit geval gaat het enkel over EROW. Dit portaal van UWV maakt gebruik van de autorisatie van Suwinet-Inkijk. Een gebruiker kan worden geautoriseerd voor één of meerdere ‘Vaste beheerrollen’. Gebruikers, die voor de GSD-migratie hiervoor geautoriseerd waren, behouden deze autorisatie. 

3           Aanpak migratie

3.1       Inleiding 

We ontkomen er niet aan dat de migratie van de GSD-organisaties naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk tijd in beslag zal nemen. Door een ‘Warme overgang’ als aanpak te kiezen denkt BKWI dat de belasting voor de GSD-organisaties beperkt zal blijven. We verwachten dat de doorlooptijd van de migratie per GSD-organisatie ongeveer 2 maanden in beslag zal nemen waarbij de maximale inzet per GSD-organisatie wordt geschat op ongeveer 2 weken voor inhoudelijke beoordeling en overleggen. De overleggen zullen worden gevoerd met door u geselecteerde contactpersonen.

3.2       Proces

Iedere GSD-organisatie heeft een andere inrichting qua functies en de daarbij behorende pagina’s. Daarom doen we een migratie per gemeente.

De migratie bestaat uit 4 stappen:

1.     Technische migratie

2.     Warme overgang

3.     Overgangsperiode

4.     Afronding migratie

3.2.1    Migratie

3.2.2    Technische Migratie

Voorbereiding door BKWI

Uitgangspunt is de inrichting van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk (as-is).

De volgende stappen zullen worden uitgevoerd. 8 weken voor de release informeert BKWI de organisatie over de planning. BKWI zet de inrichting van uw klassieke versie van Suwinet-Inkijk om naar de standaarden van de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk. De som van klassieke pagina’s worden ‘Taken’ met bij behorende ‘Tabbladen’. Vanaf deze periode geldt er een freeze op wijzigingen in de gebruikersadministratie.

BKWI zet de inrichting in de acceptatieomgeving

• BKWI verstuurt een informatiepakket aan de GSD-organisatie. Dit informatiepakket bevat o.a. de volgende informatie.
• Een migratiematrix met daarin de inrichting van de klassieke versie én de vernieuwde Suwinet-Inkijk.
• Gebruikershandleiding Suwinet-Inkijk
• Inloggegevens om in de acceptatieomgeving de inrichting te kunnen beoordelen 

3.2.3    Warme overgang

In een blok van 5 weken (2 weken voor de release en 2 weken na de release) vindt de technische migratie en de warme overgang plaats.

1 week voor de release neemt BKWI contact op met de opgegeven contactpersonen om een afspraak te maken in de week na de release en om aan te geven dat de toegang tot de acceptatie omgeving gereed is. De afspraak zal plaatsvinden via MS-Teams of Zoom. Deze afspraak met betrekking tot de warme overgang zal ongeveer 2 uur in beslag nemen. Indien nodig wordt er een vervolgafspraak gepland.

Gesprekken met GSD-organisaties

Na ontvangst van het informatiepakket zijn de volgende stappen van belang:

De GSD-organisatie voert voor de release een inrichtingscontrole uit met behulp het informatiepakket en de inrichting in de acceptatie omgeving (zie ook hoofdstuk ‘Inrichtingscontrole’) en kan contact met BKWI opnemen.

BKWI bespreekt met de GSD-organisatie na de release, in de geplande online afspraak, de inrichting en stelt met hen eventuele aanpassingen vast.

Zijn nodige aanpassingen vastgesteld dan voert BKWI deze door in de inrichting en zet deze via de acceptatie omgeving naar productie, zodat de GSD-organisatie deze kan controleren en akkoord kan geven.

Nadat akkoord is gegeven:

• BKWI koppelt de ‘Functierollen’ van de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk aan de gebruikers van de GSD-organisatie.
• BKWI informeert via mail de GSD-organisatie dat alles klaar staat en de vernieuwde Suwinet-Inkijk in gebruik kan worden genomen 

3.2.4    OvergangsperiodeDe GSD-organisatie onderneemt de volgende stappen:

• De gebruikers van de GSD-organisatie worden tijdig op de hoogte gebracht van de migratie en het gebruik van de vernieuwde Suwinet-Inkijk.
• Gebruikers moeten gebruik gaan maken van de nieuwe URL: https://inkijk.prd.suwi.net/inkijk/ en starten met het gebruik vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk.
• De klassieke en de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk kunnen tijdelijk naast elkaar gebruikt worden.
• NB dit is niet aan te raden qua overzichtelijkheid en in het kader van verantwoording
• Voor de verantwoording dient de gemandateerde van de organisatie in de maand van de migratie gebruik te maken van de generieke rapportage van de klassieke versie Suwinet-Inkijk én de generieke rapportage van de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

3.2.5    Afronding Migratie

In overleg met de GSD-organisatie wordt het definitieve moment van afsluiten van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk vastgesteld. Dit is maximaal 1 maand na akkoord op de inrichting.

BKWI voert de volgende stappen uit:

BKWI verwijdert in de gebruikersadministratie de autorisaties van de gebruikers van de GSD-organisatie voor de klassieke Suwinet-Inkijk

Hiermee is de migratie afgerond voor de betreffende GSD-organisatie!

3.3       Planning

Op de website van BKWI (https://bkwi.nl/producten/suwinet-inkijk) is per GSD-organisatie te zien hoe en wanneer men is ingedeeld.

3.3.1    Voorbeeld

Hier beschrijven we een voorbeeld van de migratie van een GSD-organisatie inclusief de bijbehorende weeknummers.

GSD-organisatie is gepland voor release 25.06 (week 25, donderdag 19 juni 2025)

Blok van 5 weken is week 23 t/m week 27

Week 17 (8 weken voor de release.

• BKWI informeert de GSD-organisatie over de planning
• GSD-organisatie kan intern de gebruikers op de hoogte stellen

Week 23 (2 weken voor de release)

• BKWI zet de GSD-organisatie om en vanaf dat moment geldt dan ook een freeze op wijzigingen in de gebruikersadministratie
• BKWI stuurt de migratiematrix en informatiepakket naar de GSD-organisatie
• GSD-organisatie controleert de migratiematrix en kan contact opnemen met BKWI

Week 24 (1 week voor de release)

• BKWI maakt met de GSD-organisatie een afspraak gemaakt voor de week na de release (week 26) voor de warme overgang
• BKWI geeft aan dat de acceptatieomgeving klaar staat
• GSD-organisatie controleert de migratiematrix en de inrichting in de acceptatieomgeving en kan contact opnemen met BKWI

Week 25 (week van de release)

• GSD-organisatie controleert de migratiematrix en de inrichting in de acceptatieomgeving en kan contact opnemen met BKWI
• BKWI voert de maandelijkse release uit

Week 26 en/of week 27 (2 weken na release)

• BKWI neemt op het afgesproken moment contact op met de GSD-organisatie en neemt de inrichting door
• BKWI koppelt bij akkoord de ‘Functierollen’
• BKWI stemt een datum af voor afsluiten klassieke versie van Suwinet-Inkijk
• GSD-organisatie start met gebruik van de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

Uiterlijk in week 30 wordt de klassieke versie afgesloten

• Migratie is afgerond! 

4           Migratie

4.1       Inleiding

Dit hoofdstuk licht toe op welke wijze de inrichting van de klassieke versie is omgezet naar de inrichting van de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk. Dit alles om de gebruiker de beschikking te geven over de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van een wettelijke GSD-taak, die valt binnen de Participatiewet.

4.2       Hoe zijn de ‘Taken’ tot stand gekomen?   

Om GSD-organisaties te kunnen migreren van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk naar de vernieuwde versie wordt er door BKWI een omzetting gemaakt van alle rollen met pagina’s van de klassieke versie naar ‘Functierollen’ met ‘Taken’ en ‘Tabbladen’ in de vernieuwde versie.  Deze omzetting is gebaseerd op gegevens van de actieve gebruikers[2] uit de actuele logging en inrichting van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk.

Een gebruiker van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk ziet alle unieke pagina’s waarvoor er autorisatie is verleend door het koppelen van een of meerdere rollen aan zijn user-id.Voorbeeld:

Als een gebruiker twee rollen heeft waarbij in rol A pagina B,C,D,E en F zijn geselecteerd en in rol B pagina C,D,F, G en H dan krijgt de gebruik als resultaat de pagina’s B,C,D,E,F,G en H te zien. Pagina C,D en F komen in beide rollen voor maar deze krijgt de gebruiker maar één keer te zien.

Bij de migratie wordt er per gebruiker gekeken naar het totaal van de unieke pagina’s van de eigen- en vaste gebruikersrollen voor 1 pagina en krijgt de gebruiker in de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk één ‘Functierol’ met één ‘Taak’. De gebruiker ziet in deze ‘Taak’ alle informatie van de pagina’s, zoals deze beschikbaar waren in de klassieke versie van Suwinet-Inkijk. 

4.3       Beheer en/of Controle          

Beheer en/of controle van Suwinet-Inkijk bestaat uit het volgende:

Beheer

• Gebruikersadministratie
• Onderhouden werkvoorraad
• Beheer: ww & blokkeren
  
  

Controle

• Opvragen generieke gebruiksrapportage
• Opvragen specifieke gebruiksrapportage

Voor het uitvoeren van deze taken worden er rollen met taken beschikbaar gesteld voor gebruikers met beheer- en/of controlerechten. De beheer en controle taken zijn nog niet beschikbaar in de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk en deze taken bevatten een ‘link’, die doorverwijst naar de klassieke versie van Suwinet-Inkijk voor het uitvoeren van deze taken.

Daarnaast kennen we voor de controle ook de Online rapportage tool. Gemandateerden, die autorisatie hebben voor de online rapportage tool, blijven dit behouden. De functionaliteit hiervoor is bereikbaar via de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk door middel van de knop Specifieke Rapportages GSD-organisatie.

Voor het uitvoeren van deze taken is het nodig dat men een ‘Functierol’ heeft in combinatie met een beheerrol van de klassieke versie. In de volgende hoofdstukken wordt dit per geval nader toegelicht.

4.3.1    Applicatiebeheerder

De applicatiebeheerder is binnen de organisatie het aanspreekpunt en de verantwoordelijke voor het beheer van de applicatie Suwinet.

Een applicatiebeheerder wordt via een aanmeld- of wijzigingsformulier aangemeld bij BKWI. Het desbetreffende account dient vervolgens gekoppeld te worden aan de ‘Functierol’ met de naam Beheren Suwinet-Inkijk en daarnaast aan de vaste beheerrol Gebruikersbeheerder (GSDADM).

4.3.2    Onderhouden werkvoorraad

Het account van de persoon die binnen uw organisatie belast is met het onderhouden van de werkvoorraad dient gekoppeld te worden aan de ‘Functierol’ met de naam Beheren Suwinet-Inkijk en daarnaast aan de vaste beheerrol Onderhouden werkvoorraad.

4.3.3    Beheer: ww & blokkeren

Dit is ook wel de light versie van de gebruikersbeheerder. Deze persoon kan een wachtwoord resetten en/of een account unlocken. Het aanmaken of verwijderen van een gebruiker en het beheren van rollen kan deze persoon niet.

Dit account kan door u zelf aangemaakt worden en vervolgens dient men via suwidesk@bkwi.nl aan te geven dat deze persoon is opgevoerd zodat wij onderwater de juiste rechten kunnen koppelen.

Het account van deze persoon dient gekoppeld te worden aan de ‘Functierol’ met de naam Beheren Suwinet-Inkijk en daarnaast aan de vaste beheerrol Beheer: ww & blokkeren. 

4.3.4    Gemandateerde

De gemandateerde is binnen de organisatie gemandateerd voor het aanvragen en ontvangen van specifieke rapportages over het gebruik van Suwinet. Het account van deze persoon dient gekoppeld te worden aan de ‘Functierol’ met de naam Controleren Suwinet-Inkijk en daarnaast aan de vaste beheerrollen Opvragen generieke gebruikersrapportages en Opvragen specifieke gebruikersrapportages.

Na het aanmelden van de gemandateerde heeft deze ook toegang tot de Online rapportage tool. Deze toegang wordt niet geregeld vanuit de gebruikersadministratie. De functionaliteit is bereikbaar via de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk door middel van de knop Specifieke Rapportages GSD-organisatie.

4.3.5    Generieke rapportages

Een generieke rapportage bevat geen privacygevoelige informatie en de toegang hiertoe kan aan persoon worden toegekend door het account te koppelen aan de ‘Functierol’ met de naam Controleren Suwinet-Inkijk en daarnaast aan de vaste beheerrollen Opvragen generieke gebruikersrapportages.

4.4       Zoeken

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden in het kader van de Participatiewet is het soms nodig om gebruik te maken van zoekfuncties, zoals het zoeken op kenteken binnen de bron RDW of binnen de bron Kadaster op locatie of perceelnummer.

De vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk kent de volgende zoekfuncties:

1.     Binnen dossier

2.     Buiten dossier

Ad 1. Binnen dossier

De zoekfunctie kan worden uitgevoerd op een ‘Tabblad’ van een ‘Taak’ waarin ook ‘Tabbladen’ zijn opgenomen voor gegevensraadpleging. Wanneer een gebruiker in een ‘Taak’ een BSN intikt wordt er een scherm getoond met verschillende ‘Tabbladen’ van de ‘Taak’. Op dat moment wordt er een dossier geopend. Een dossier is een verzameling van logregels die bij elkaar horen en worden uitgevoerd n.a.v. een informatievraag binnen Suwinet-Inkijk voor één BSN. Alle acties, die worden uitgevoerd, worden gelogd. Wanneer het binnen een ‘Taak’ voor het behandelen van een dossier nodig is om een zoekfunctie te gebruiken dan wordt deze zoekactie gelogd binnen het al gestarte dossier.

Ad 2. Buiten dossier

De zoekfunctie is in dit geval een zelfstandige ‘Taak’ en heeft geen raadplegingen, die gerelateerd zijn aan een BSN. In de logging kunnen de zoekacties niet voorzien worden van een BSN. Ze zijn dus niet gerelateerd aan een dossier.

Met de klassieke versie van Suwinet-Inkijk kon er alleen gezocht worden buiten dossier. Wanneer een gebruiker zoekcriteria opgaf werd dit gelogd ten behoeve van de rapportages. Doordat het niet nodig is om een BSN op te geven wordt de informatievraag gelogd als losse informatieactie. Voor een security officer is het dan lastig om te bepalen of de zoekactie terecht was en ten behoeve van welk dossier de actie werd uitgevoerd.

4.4.1    Initiële inrichting

Tijdens de GSD-migratie van de klassieke inrichting naar de vernieuwde inrichting worden de zoektaken altijd binnen dossier aangeboden.

De VNG en verschillende GSD-organisaties hebben aangegeven dat het voor bepaalde onderzoeken nodig is om te kunnen zoeken buiten dossier omdat een BSN niet bekend is.

Voor alle zoekfuncties buiten dossier is er een aparte ‘Taak’ gemaakt, die gebruikt mag worden door daarvoor speciaal geautoriseerde gebruikers. Het is aan te bevelen om als gebruiker zoekacties buiten dossier apart te registreren om eventuele vragen van burgers en security officers te kunnen beantwoorden en verantwoorden.

Op de site van VNG staan verschillende handreikingen, waaronder het document Handreiking gebruik Zoeksleutels in Suwinet-Inkijk (https://vng.nl/projecten/werk-en-inkomen-digitaal-suwinet).

4.4.2    Zoekfuncties

De volgende zoekfunctie zijn zowel binnen als buiten dossier beschikbaar:

• Zoeken RDW Peildatum
• Zoeken RDW Kenteken
• Zoeken RDW Persoon
• Zoeken RDW KvK
• Zoeken RDW+ Kenteken
• Zoeken RDW+ KvK
• Zoeken RDW+ Persoon
• Zoeken Kadaster Postcode
• Zoeken Kadaster Perceel

Alleen binnen dossier:

ZOEK GBA / ZOEK GBA UITGEBREID

Dit zijn aparte functies binnen een ‘Taak’ om het BSN voor een dossier te zoeken

Alleen buiten dossier als ‘Taak’ beschikbaar:

Zoeken NHR. De ‘Taak’ is voor iedereen beschikbaar. Het zoeken in NHR is het zoeken in het Nederlands Handelsregister. Dit is een openbaar register en hiervoor is nooit een verantwoording nodig.

5           Inrichtingscontrole 

5.1       Waarom een inrichtingscontrole op de migratiematrix?

De inrichting van de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk wordt door BKWI gemaakt op basis van de informatie uit de klassieke versie van Suwinet-Inkijk.

Op basis van de bij BKWI bekende gegevens worden er namen gegeven aan ‘Functierollen’ en ‘Taken’. In sommige gevallen is het lastig of zelfs onmogelijk om zinvolle namen te herleiden omdat er geen eigen rollen zijn of dat de eigen rollen een niet beschrijvende naam hebben (bijv. groep1).

De contactpersonen van de GSD-migratie ontvangen 8 weken voor de migratie een eerste versie van de migratiematrix met daarbij het verzoek om een controle en eventuele wijzigingen uit te voeren op de namen van de ‘Functierollen’ en ‘Taken’.

Tijdens de warme overgang kijken BKWI en de GSD-organisatie gezamenlijk naar de inrichting en kunnen er mogelijk aanpassingen worden doorgevoerd (bijv. taaknamen, rolnamen) die het gebruik en de verantwoording vergemakkelijken.

Het is verstandig wanneer de volgende zaken worden gecontroleerd met behulp van de migratiematrix[3].

5.2       Inrichtingscontrole stappen 

Om de inrichtingscontrole stappen te verduidelijken gebruiken we de migratiematrix als leidraad. De migratiematrix bestaat uit de volgende bladen:

1.     Aantallen gebruikers

2.     Taken

3.     Inrichting

4.     Rollen

5.     Rollen en taak

6.     Gebruiker rol met taak

7.     Inactieve gebruikers

8.     Beheerders

9.     Beheeroverzicht

In de volgende hoofdstukken leggen we per blad uit wat er op staat en wat er gecontroleerd moet worden. 

5.2.1    Blad: Aantallen gebruikers 

Op het blad Aantallen gebruikers worden de basisgegevens vastgelegd van een GSD-organisatie.

Controleren:

• Actieve gebruikers

Alleen voor de actieve gebruikers worden er ‘Functierollen’ en ‘Taken’ gemaakt

Op blad Gebruiker rol met taak staan meer details over de actieve gebruikers. De gebruikers zijn opgesomd in kolom B (Gebruikers-Id) en hier moet gekeken worden of er gebruikers verwijderd kunnen worden

Niet-actieve gebruikers:

• Goed huisvaderschap houdt in dat de gebruikersadministratie enkel de benodigde accounts bevat en er met enige regelmaat wordt opgeschoond
• Op blad Inactieve gebruikers staan de gebruikers die geen gegevensraadpleging hebben gedaan sinds 2024. Let op een gebruikersbeheerder of een gemandateerde kan in dit overzicht ook voorkomen aangezien die vaak geen gegevensraadplegingen doen. Deze accounts komen ook voor op tabblad Beheerders.

5.2.2    Blad: Taken 

Het blad Taken toont welke taken er zijn gedefinieerd voor de GSD-organisatie op basis van de informatie uit de inrichting van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk.

Taken zijn een verzameling van ‘Tabbladen’. Met de migratie hebben we taken gemaakt op basis van de unieke combinaties van pagina’s van gebruikers uit de klassieke versie. Hierdoor ontstaat de situatie dat in de vernieuwde versie verschillende ‘Functierollen’ dezelfde ‘Taak’ krijgen.

De naam van de ‘Taak’ wordt afgeleid van de naam van de ‘Functierol’. Het is daarom makkelijker om eerst hoofdstuk 5.2.4 ‘Blad: Rollen’ door te nemen en te controleren.

Controleren:

Taaknaam

De naam van de ‘Taak’ is door BKWI gegeven en de vraag is of dit de juiste benaming is of dat men dit liever anders ziet. 

5.2.3    Blad: Inrichting 

Het blad Inrichting toont aan de hand van ‘vinkjes’ welke ‘Tabbladen’ er gekoppeld zijn aan een ‘Taak’. Dit is afgeleid uit de inrichting van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk.

Controleren:

In de ‘Gebruikersadministratie’ kan aan de hand van de eigen rollen (klassieke versie van Suwinet-Inkijk) worden gecontroleerd of de ‘Taken’ de juiste zijn en of de gewenste ‘Tabbladen’ erin opgenomen zijn

Op blad ‘Rollen’ zijn de eigen rollen te zien in kolom E (RolCombinatieCustom) en is in de kolom D de naam van de rol te zien. Vervolgens kan er op blad ‘Rollen en taak’ gekeken worden welke ‘Taak’ (kolom F) er aan een ‘Functierol’ (kolom E) gekoppeld is. De naam van de ‘Taak’ (kolom F) komt voor in de kolom C en verder

Door vinkjes te verwijderen of toe te voegen kunnen ‘Tabbladen’ verwijderd of toegevoegd worden aan een ‘Taak’

In kolom B (Tabblad) staan op regels 48 t/m 56 de verschillende ‘Zoek-functies’:

• Zoeken RDW Peildatum
• Zoeken RDW Kenteken
• Zoeken RDW Persoon
• Zoeken RDW KvK
• Zoeken RDW+ Kenteken
• Zoeken RDW+ KvK
• Zoeken RDW+ Persoon
• Zoeken Kadaster Postcode
• Zoeken Kadaster Perceel

Dit zijn ’Zoek-functie binnen een ‘Taak’ (en dus binnen dossier). Mocht dit niet gewenst zijn, dan moeten de desbetreffende vinkjes verwijderd worden.

• In kolom B (Tabblad) staat op regel 58 WHITELIST-ESCAPE en als deze is aangevinkt betekent dit dat men bij deze taak de mogelijkheid heeft om de ESCAPE functie te gebruiken.
• In kolom B (Tabblad) staan op regel 60 en 61 ZOEK GBA UITGEBREID en ZOEK IN GBA
• Dit zijn aparte functies binnen een ‘Taak’ om het BSN voor een dossier te zoeken als dit niet voorhanden is.

Mocht het gewenst zijn om ook zoekfuncties te kunnen gebruiken ‘Buiten-dossier’ dan moet dit apart aangegeven worden.

5.2.4    Blad: Rollen  

Het blad Rollen toont welke rollen er zijn gedefinieerd voor de GSD-organisatie op basis van de informatie uit de inrichting van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk.

Een goede naam voor ‘Functierol’ is belangrijk voor de verantwoording en het gebruik van Suwinet-Inkijk.
De ‘Functierol’ namen zijn door BKWI bedacht op basis van de rolnamen (meestal gebaseerd op kolom E (RolCombinatieCustom)) uit de klassieke versie van Suwinet-Inkijk.
In bepaalde gevallen was het soms moeilijk of onmogelijk om een ‘Functierol’ een zinvolle naam te geven omdat er geen eigen rollen zijn of dat de eigen rollen een niet beschrijvende naam hebben (bijv. groep1).

Controleren:

De naam van een rol moet een functie weergeven in het kader van de wet

De vraag is of dit de juiste benaming is of dat men dit liever anders ziet 

5.2.5    Blad: Rollen en taak  

Het blad Rollen en taak geeft de koppeling aan tussen ‘Functierollen’ en ‘Taken’.

Controleren:

Zijn de juiste taken aan de juiste ‘Functierollen’ gekoppeld

5.2.6    Blad: Gebruiker rol met taak

Het blad Gebruiker rol met taak geeft weer welke ‘Functierollen’ er gekoppeld worden aan gebruikers van de GSD-organisatie.

Controleren:

Vaststellen of de juiste ‘Functierol’ aan een gebruiker is toegekend. 

5.2.7    Blad: Inactieve gebruikers

Zie hoofdstuk 5.2.1 deze verwijst naar dit blad.

5.2.8    Blad: Beheerders 

Het blad Beheerders geeft de beheerders weer.

Controleren:

Staan de juiste gebruikersbeheerders en gemandateerden in de lijst

5.2.9    Blad: Beheeroverzicht

Het blad Beheeroverzicht geeft een overzicht van de ‘Functierollen’ t.b.v. ‘Controle’ en ‘Beheer’.

Controleren:

Is de toekenning van de Functierol Controle en/of Beheer juist