Transcript Informatiesessie GSD migratie 19 maart

Informatiesessie GSD migratie 19 maart.

Voice over:

Welkom allemaal, bij de derde online informatiesessie van de GSD-migratie. Ik wil u even voorstellen aan ons kernteam van de GSD-migratie. Ik ben Debby Knol, relatiebeheerder Marco, mijn collega, zit naast me, die is Coördinator Applicatiebeheer. Bernard is de informatieanalist en tevens vandaag de moderator en Pico is ook informatieanalist

en de moderator voor vandaag en Willemien is de Functioneel Ontwerper. En daarnaast hebben we ook nog moderators van Communicatie en van Rapportage.

 

Beeldtekst:

Foto met het Kernteam GSD-migratie (Bernard, Marco Willemien, Pico en Debby)

 

Voice over:

Het programma van vandaag: We nemen jullie mee op ontdekkingstocht

naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk. We starten met de aanleiding:

Waarom gaan we migreren? Dan zal er een introductie zijn en uitleg over Suwinet-Inkijk. We gaan het hebben over de inrichting, het proces en de planning en we sluiten af met beheer, rapportages en de meest voorkomende vragen. U kunt uw vragen stellen in de chat. Deze zullen door de moderators tijdens deze sessie worden beantwoord en de meest voorkomende vragen zullen we op het eind nog even de revue laten passeren.

 

Beeldtekst:

Programma van vandaag

-       Aanleiding

-       Introductie

-       Uitleg Suwinet-Inkijk

-       Inrichting

-       Proces

-       Planning

-       Beheer

-       Rapportages

-       Meest voorkomende vragen

-       Afsluiting

 

Voice over:

Aanleiding. Al meer dan 22 jaar maken medewerkers bij UWV, de SVB en de gemeentes dagelijks gebruik van Suwinet-Inkijk voor het verstrekken van uitkeringen en aan het werk helpen van mensen. Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen, BKWI, beheert Suwinet en werkt elke dag hard om de kwaliteit van Suwinet-Inkijk te waarborgen. Een van de verbeteringen die BKWI doorvoert, is het vernieuwen van Suwinet-Inkijk. Hierdoor kan BKWI beter inspelen op de wensen vanuit de organisaties die Suwinet gebruiken. Ook vinden hierdoor gebruikers nog beter hun weg op Suwinet-Inkijk. De afgelopen jaren zijn op gemeenten na alle andere afnemers van Suwinet-Inkijk al overgestapt op de nieuwe versie. In kwartaal vier, vorig jaar zijn we gestart met de uitrol van de gemeentelijke afdelingen Burgerzaken en Doorstroompunt en in 2025 zal de uitrol van de gemeentelijke sociale diensten plaatsvinden. De klassieke versie die de gemeenten nu nog gebruiken wordt na succesvolle implementatie van de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk verwijderd.

Nog even een korte samenvatting:

We voeren technische verbeteringen door, dus modernere technieken in de backend. Er is beheer: één versie van Suwinet-Inkijk dus geen dubbel beheer meer van twee versies van Suwinet-Inkijk. Een nieuw uiterlijk en indeling, betere structuur gegevensgebruik op basis van functierollen. Er is een betere logging, dat is ten behoeve van gebruiksrapportages en verantwoording. Een betere beveiliging, BSN is dan niet meer zichtbaar in de URL. Functionaliteit blijft hetzelfde: uitvoering van wettelijke taak mogelijk maken.

Beeldtekst:

Aanleiding

Meer dan 22 jaar Suwinet-Inkijk

BKWI: Beheert Suwinet en werkt elke dag hard om de kwaliteit van Suwinet-Inkijk te waarborgen

Verbeteren techniek, modernisering en veilig houden Suwinet

Vernieuwingen zijn nodig

 

Voice over:

Waarom nemen we afscheid

van de klassieke versie? Het Ketenoverleg inmiddels opgevolgd door het Managementoverleg Afspraken en Voorzieningen SUWI die heeft besloten tot het uitfaseren

van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk. Met VNG hebben wij samen de volgende set doelen geformuleerd:

In 2025 gaan we de GSD-organisaties migreren naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk. Op 31 december 2025 is er geen gegevenslevering meer via de klassieke versie van Suwinet-Inkijk. Het uitgangspunt: de structuur en functionaliteit van de vernieuwde Suwinet-Inkijk is een gegeven. Dan geef ik nu het woord aan Marco.

 

Beeldtekst:

Ketenoverleg (Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, UWV, SVB, VNG)

 

Voice over:

Ja, dank je wel, Debby. We gaan een kleine introductie doen over de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk. De vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk heeft veel overeenkomsten met de klassieke versie alleen er zijn ook wat nieuwe begrippen. Die begrippen gaan we eerst even nu benoemen, die loop ik even door.

 

Zoals u net al heeft gehoord,

we hebben het over de GSD-organisatie. Onder een GSD-organisatie verstaan wij een gemeente of een samenwerkingsverband onder delegatie of onder mandaat.

 

Daarnaast hebben we de term 'tabblad' en een tabblad is hetzelfde als een soort pagina zoals deze er in de klassieke versie uitziet en deze bevat brongegevens. En waarom noemen we die een tabblad? Omdat die in de nieuwe versie wordt getoond als een tabblad. Je ziet allemaal van die losse tabjes.

 

Daarnaast hebben we een taak en een taak is een verzameling van verschillende soorten tabbladen.

 

En dan hebben we een functierol of een rol, die naam wordt door elkaar gebruikt. En een rol is hetgeen wat de gebruiker uitvoert in het kader van de uitvoering van de Participatie- wet en de daaraan gerelateerde wetten. En aan een functierol of rol zijn één of meerdere taken gekoppeld die dan vervolgens weer de tabbladen bevatten.

 

Dan hebben we nog het woord 'unit'. Dat is een technische benaming voor een organisatieonderdeel en voorbeelden zijn de GSD, Burgerzaken, WGS.

 

Dan hebben we nog het woordje 'template' en een template bevat de inrichting van de tabbladen en de daaraan toegekende gegevens. Elk organisatieonderdeel heeft één template, wat voor die organisatie geldt maar dat wordt zo meteen nog verder uitgelegd.

 

We hebben ook nog het woord 'matrix' en met behulp van een matrix wordt de samenstelling van de functierollen, de taken en de tabbladen geregeld.

 

En als laatste hebben we het woord 'dossier'. Voor de logging wordt een dossier aangemaakt. Hierin wordt alle logging van het ingevoerde BSN samengevoegd zodat je daarop kunt rapporteren.

 

Dan gaan we hier wat dieper in op tabbladen en taken. Aan de linkerkant zie je het startscherm als je ingelogd bent op Suwinet-Inkijk. En waar het pijltje staat, daar kun je de taak die je gaat uitvoeren selecteren. Als je meer taken hebt, dan staat daar een dropdown lijst en kun je selecteren welke taak je gaat uitvoeren. Als je vervolgens die taak hebt geselecteerd dan heb je aan de rechterkant hetgeen wat je te zien krijgt als je in die taak zit en dat zijn de verschillende tabbladen die je daar ziet en dat zijn dus de pagina's die we net al benoemd hebben.

 

Beeldtekst:

Inkomen aangeklikt links op het beeld met drop down lijst

-       Inkomen

-       Controle en handhaving

-       TVS

-       Inkomen met escape

-       Correctie

-       Rooo

-       Doelgroepregister

-       Inkomstenverhouding met escape

 

Rechts op het beeld dossier van 112233454

-       Inkomsten verhouding (bron Loonaangifte)

-       Adres

-       Kenmerken

 

Voice over:

Dan hebben we functierollen. Wat we al zeiden: de Suwinet-Inkijk Upgrade werkt met functierollen. Dit is hetzelfde als de rollen binnen Suwinet-Inkijk Classic alleen er is wel een onderscheid in hoe dat werkt. In de gebruikersadministratie zie je in ieder geval de verschillende soorten rollen en onder het kopje functierollen zie je de verschillende functierollen voor Suwinet-Inkijk de nieuwe versie. Die kun je dan weer koppelen

aan een gebruiker zoals je dat voorheen ook deed met de vaste beheerrollen of de eigen rollen.

 

Voice over:

Hier nog een plaatje om de samenhang weer te geven. Je hebt verschillende tabbladen.

Die kun je koppelen aan verschillende taken en die taken kun je weer vervolgens koppelen

aan een functierol. En zo heeft de gebruiker dan toegang via die taak tot de tabbladen tot de gegevens die hij of zij nodig heeft voor het uitvoeren van z'n wettelijke taak.

 

Beeldtekst:

Tabbladen waar verschillende taken uitkomen: taak 1, taak 2, en taak 3.

Taak 1 en taak 2 gaan naar de functierol toe, taak 3 niet.

 

Voice over:

Gaan we hier nog wat dieper in op de template. Zoals al aangegeven bevat de template de inrichting van de tabbladen en de daaraan toegekende gegevens en de template is een blauwdruk van de maximale set aan gegevens dat een organisatieonderdeel mag hebben. Er is dus ook maar één template per organisatieonderdeel. Dus een GSD heeft een maximale set aan gegevens die ze mogen hebben dus die hebben één template en de template dient als basis voor een matrix en de template is in beheer van BKWI. Vervolgens gaan we door naar de matrix en de matrix is gebaseerd op de template. Elke gemeente krijgt een eigen matrix en in die matrix kun je taken definiëren en dat doe je middels het aanvinken van tabbladen die je beschikbaar wilt hebben bij een specifieke taak. En aan een functierol kun je dan weer één of meer taken koppelen.

Voice over:

Dan hebben we het dossier. Voor de logging wordt er een dossier aangemaakt en hierin wordt alle logging van het ingevoerde BSN samengevoegd. Voordat je bevragingen gaat doen, als je een taak hebt geselecteerd dan krijg je eerst de identificerende gegevens te zien bovenin beeld.

 

Je ziet daarboven dossier 112233454 en nog een naam en geboortedatum. Dat zijn identificerende gegevens en op basis daarvan kun je bepalen of het BSN die je hebt ingevoerd inderdaad het juiste BSN is waarop je die bevragingen wilt gaan doen. Als dat het geval is, ga je lekker door en dan worden alle bevragingen die je vervolgens doet in de tabbladen gelogd. Dan gaan we nu een stukje uitleg geven over de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk.

 

Beeldtekst: 8:29

Startpagina van Suwinet-Inkijk

 

Voice over:

Het inloggen is hetzelfde gebleven alleen om op de inlogpagina te komen, moet er wel

gebruikgemaakt worden van een nieuwe URL. Het enige verschil in de URL is dat aan het einde het woordje 'inkijk' is toegevoegd. Als je dat woordje weglaat, kom je op de klassieke versie, maar dat willen we niet meer. We willen alleen nog maar naar de nieuwe versie. Het inlogscherm is exact hetzelfde, hetzelfde wat je nu ziet. Daar vul je gewoon je gegevens in die je nu ook hebt en dan kun je door. Dan kom je op de startpagina en die toont in het middengedeelte informatie over de releases en het gebruik en de privacy.

 

Rechtsboven hebben we een envelopje staan en dat kan in het rood een getalletje weergeven en dat betekent dat er ongelezen berichten zijn. Als je daarop klikt, kom je in het notificatiebeheer en in de notificaties staat informatie over storingen en nieuws.

 

Linksboven in het scherm kun je zoals gezegd de taak selecteren. Als er maar één taak is, dan heb je geen dropdown menu, natuurlijk en links kun je ook het BSN invoeren. Op het moment dat je het BSN hebt ingevoerd,

druk je op Enter en verschijnt het Welkom-tabblad van de desbetreffende geselecteerde taak en wordt het dossier aangemaakt.

 

Beeldtekst: 9:20

Inkomen aangeklikt links op het beeld met drop down lijst

-       Inkomen

-       Controle en handhaving

-       TVS

-       Inkomen met escape

-       Correctie

-       Rooo

-       Doelgroepregister

-       Inkomstenverhouding met escape

 

Voice over:

Je krijgt zoals net uitgelegd de identificerende gegevens te zien en als dat de juiste gegevens zijn, kunt u op het tabblad klikken wat u wilt gebruiken en verdergaan met uw werkzaamheden. Voor controle of beheer hebben we andere taken gemaakt. En voor controle en beheer kun je eigenlijk zeggen, van: We hebben voor controle

de generieke en de specifieke rapportages en voor beheer hebben we de gebruikers-

administratie, het beheer van de gebruikers en het onderhouden van de werkvoorraad. Dit zijn modules binnen Suwinet-Inkijk die nog de look en feel hebben van de klassieke versie.

 

Dus als u deze taak heeft en u klikt erop krijgt u een tussenscherm waarop staat dat u wordt doorgelinkt naar de klassieke versie. Het doorlinken wordt gedaan in een apart tabblad zodat u nog steeds de versie heeft van Upgrade op tabblad 1 en op tabblad 2 komt de klassieke versie, waar u uw controle- of beheertaak kunt uitvoeren. Dan gaan we nu naar een stukje inrichting. Ik ga uitleggen hoe we van de klassieke inrichting naar de vernieuwde inrichting van Suwinet-Inkijk komen.

 

Beeldtekst: 10:33

Welkom tabblad Suwinet-Inkijk

 

Voice over:

Dus hoe komt die tot stand? Om een GSD-organisatie te kunnen migreren van de klassieke naar de vernieuwde versie wordt er een omzetting gedaan van alle rollen met pagina's van de klassieke versie naar de functierollen en taken en tabbladen. In de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk wordt voor de gebruiker één functierol gemaakt met één taak. En in die ene taak ziet die gebruiker alle informatie van de pagina's zoals hij deze nu ook heeft in de autorisatie voor de klassieke versie. Dit hebben we gedaan op basis van gegevens van de actieve gebruikers. En daarmee bedoelen we gebruikers die raadpleging hebben gedaan sinds 2024. Dus gebruikers die in januari 2025 zijn aangemaakt, worden ook meegenomen. En op basis daarvan hebben we de logging en inrichting bekeken en bepaald wat de inrichting moet worden voor de vernieuwde versie.

 

Beeldtekst: 11:45

Op basis van gegevens van de actieve gebruikers*

* = raadplegingen verricht sinds 2024

 

Voice over:

Hier rechtsboven zie je de samenstelling van unieke taken en die zijn gemaakt op basis van de samenstelling van de klassieke versie. Dus je ziet in de derde kolom de taaknamen en in de kolom 'Resourcecombinaties' zie je alle pagina's die je nu hebt in Classic die worden samengevoegd tot die ene taak, en vervolgens wordt die taak in het onderste blad worden daar de verschillende tabbladen die erbij horen aangevinkt. En zo krijgen we dus dat als je een eigen rol had met drie pagina's je zo meteen een taak krijgt met diezelfde drie tabbladen.

 

De functierollen. De samenstelling gebeurt op basis van de eigen rollen en de vaste rollen van de klassieke versie. En een goede naamgeving voor die eigen rollen vereenvoudigt voor ons de naamgeving van de functierollen. We gaan namelijk tijdens de omzetting de functierollen een naam geven en die functierollen geven we een naam op basis van de naam van de eigen rol. Als de eigen rol een naam heeft waar we niks mee kunnen dan krijg je dus ook een rolnaam waar we niks mee kunnen. Op zich is dat niet erg, komt verderop in de presentatie naar voren hoe we daarmee omgaan. En vervolgens wordt die functierol

gekoppeld aan taken dat zie je in het rechter middenstukje en aan de linkerkant worden de rollen gekoppeld aan de daadwerkelijke gebruikers. We weten nu welke gebruikers in Klassiek welke eigen rollen hebben dus we weten ook welke gebruiker

in de klassieke versie welke functierol moet krijgen voor de vernieuwde versie. Om de volledigheid van de migratie aan te tonen wordt per categorie het aantal actieve gebruikers genoemd. Dus als we weten dat er op dit moment 30 gebruikers zijn die eigen rol A hebben dan weten we ook dat die 30 gebruikers zo een andere rol moeten hebben. En op die manier weten we eigenlijk zeker dat het omzetten succesvol gaat.

Dan hebben we nog een tip. Jullie kunnen nu al kijken in de gebruikersadministratie naar de naamgeving van je eigen rollen. Want in de migratie krijgen de functierol en de taak een naam op basis van de naamgeving van de eigen rollen. En de naam van een rol of een taak

moet herkenbaar zijn en het liefst, zoals wij dat bij BKWI graag zien... een specifieke functie weergeven van een persoon in het kader van de wet zoals bijvoorbeeld een inkomensconsulent of een medewerker handhaving. Er zijn op dit moment organisaties

die geen eigen rollen hebben of die eigen rollen hebben zonder een beschrijvende naam. Wat er dan gaat gebeuren, is dat wij die functierollen en taken een standaardnaam geven en die worden later in de fases van de migratie met jullie besproken zodat we toch komen tot een goede naam. 

Vervolgens willen we ook nog als tip meegeven, en dat hoort een beetje bij goed huisvaderschap, het opruimen van de gebruikersadministratie, dus het opruimen van niet-actieve gebruikers. Het komt altijd wel voor dat er gebruikers zijn die voor langere tijd niet werken. Die kunnen blijven staan. Maar er zijn ook mensen die de organisatie hebben verlaten vanwege ontslag of vanwege een nieuwe functie of vanwege pensioen. Dat zijn accounts die nog wel eens achterblijven en dat geeft vervuiling. Dus ruim dat gewoon netjes op.

Dan ga ik nog weer wat vertellen en dat gaat over het proces. Hoe ziet nou de realisatie van de migratie eruit? En daarbij hebben we een tegeltjeswijsheid en dat is: Haal de stress uit het proces. Dat hebben we niet nodig, want het proces is al ingewikkeld genoeg. De migratie van een GSD-organisatie is ingewikkeld want elke GSD-organisatie heeft een andere inrichting qua functies en de daarbij behorende pagina's. Daarom hebben we besloten dat we een migratie doen per gemeente. En de migratie bestaat uit vier fasen. We hebben een technische migratie, we hebben een warme overgang, we hebben vervolgens een overgangsperiode, en als laatste, dat is een inkoppertje, de afronding van de migratie. Wat is nou het resultaat van deze werkwijze? Dat is dat we een snelle doorlooptijd verwachten.

Het migratietraject neemt minder dan twee maanden in beslag en we verwachten minimale inzet van uw organisatie: De daadwerkelijke inspanning beperkt zich tot minder dan twee weken voor inhoudelijke beoordelingen en overleggen samen met BKWI.

Hier ziet u het flowdiagram. Het flowdiagram bestaat uit vier fasen. We hebben een beetje gesmokkeld en fase nul ook opgenomen. Fase nul is de fase dat we twee maanden voor de daadwerkelijke migratie al contact met u opnemen om aan te geven dat de migratie eraan zit te komen. Daarin wordt ook aangegeven hoe de inrichting eruit komt te zien zodat we alvast naar de naamgeving kunnen kijken. 

In fase 1 hebben we de technische migratie. Dat is het stuk dat BKWI uitvoert, zo meteen daar meer over. Fase twee is het stuk dat wij in contact gaan met de gemeente. Fase drie is het stuk dat we naar de warme overgang gaan en naar de daadwerkelijke implementatie. En fase vier is de afronding, door het verwijderen van de toegang tot Suwinet-Inkijk Klassiek.

Beeldtekst:

-       Vanaf deze periode geldt er een freeze¹ op wijzigingen in de gebruikersadministratie

¹ Aanpassingen in rollen voor de klassieke versie worden niet meegenomen in de migratie

Voice over:

De technische migratie. Het uitgangspunt is te allen tijde dat de inrichting van de klassieke versie van Suwinet-Inkijk 'as is' wordt overgenomen. We zetten de inrichting van de klassieke versie over naar de standaarden van de vernieuwde versie en dat doen we middels een migratiematrix. Dat betekent dat de som van klassieke pagina's taken worden met de daarbij behorende tabbladen. Vanaf het moment van de technische migratie geldt er een 'freeze' op wijzigingen in de gebruikersadministratie. 

Wat bedoelen we daarmee? Aanpassingen in rollen voor de klassieke versie worden niet meegenomen. Want op het moment dat jij nog nieuwe rollen gaat aanmaken in de klassieke versie en wij zijn bij BKWI bezig met de technische migratie dan nemen we die rollen niet mee, want die kennen we niet. Betekent wel dat die wijzigingen op een later moment misschien doorgevoerd moeten worden maar dat is op zich geen enkel probleem. Dat kan altijd en het kan altijd in overleg. Na de technische migratie zetten we de inrichting in de acceptatieomgeving en sturen we de migratiematrix en een stukje informatiepakket op aan de desbetreffende GSD-organisatie.

Dan is het technische gedeelte klaar en komen we bij de warme overgang. De warme overgang hebben we gepland in een blok van vijf weken en dat vindt plaats twee weken voor de release de week van de release en twee weken na de release. 

Wat verwachten wij hierin? In deze vijf weken doen we in de twee weken voor de release kan de GSD-organisatie een inrichtingscontrole doen met behulp van de migratiematrix, de informatie die we hebben gestuurd en de inrichting van de acceptatieomgeving en kunnen jullie contact met ons opnemen om daarover te praten, om daar wijzigingen in aan te brengen. In de twee weken na de release neemt BKWI contact op met de GSD-organisatie bespreken we de inrichting en begeleiden we jullie eventueel in de nodige aanpassingen. Vervolgens, als daarop akkoord is gegeven vanuit de GSD-organisatie kunnen we bij BKWI de functierollen koppelen in de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk aan de gebruikers informeren we jullie dat het klaarstaat en kunnen jullie beginnen met het gebruik van de vernieuwde versie. 

Dan komt het moment van de overgangsperiode. Dat is de periode tussen het gebruiken van de oude versie en de nieuwe versie totdat je klaar bent en alleen nog maar de nieuwe versie gaat gebruiken. Hierin moet de gebruiker op de hoogte worden gebracht. Dat nemen we trouwens ook mee in fase nul, in de startmail. Twee maanden van tevoren geven we extra informatie hoe u de gebruikers alvast mee kunt nemen met standaardmailtjes dat er een verandering aan zit te komen. De gebruikers moeten bij de nieuwe versie gebruik gaan maken van de nieuwe URL en dan kunnen jullie beginnen met het gebruiken van de nieuwe versie. 

De klassieke en de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk kunnen naast elkaar gebruikt worden, maar, daarom staat er in het rood een 'nota bene' dit is niet aan te raden qua overzichtelijkheid voor de gebruiker want de gebruiker weet niet: Wanneer zit ik in de oude, wanneer zit ik in de nieuwe, wat moet ik nu? En in het kader van een verantwoording. Voor de verantwoording dient de gemandateerde van de organisatie de generieke rapportage te raadplegen.

Maar zoals u al kunt raden, als er twee versies gebruikt worden moet er ook in twee rapportages gekeken worden. Dat betekent dat het controlewerk daarmee ingewikkelder wordt. Dus een advies vanuit BKWI is om een bepaald moment te kiezen en vanaf dat moment alleen nog maar de nieuwe versie te gebruiken zodat voor de verantwoording alleen nog maar in de nieuwe rapportage gekeken hoeft te worden. 

Die laatste is, wat ik al zei, een inkoppertje, dat is de afronding. En in de afronding wordt er een moment met jullie afgesproken wanneer jullie willen stoppen met het gebruiken van de klassieke versie. Sommige organisaties hebben aangegeven dat het eigenlijk vrijwel direct kan. We hebben in principe aangegeven dat het maximaal één maand is na akkoord vanuit de GSD-organisatie op de inrichting van de vernieuwde versie. Wat gebeurt er? BKWI verwijdert dan alle klassieke rollen van de gebruikers. Daarmee is de migratie afgerond en maken jullie als GSD-organisatie gebruik van de vernieuwde versie. Hier heb ik een voorbeeld, dat ga ik niet helemaal oplezen.

Beeldtekst:

GSD-organisatie is gepland voor release 25.06 (week 25, donderdag 19 juni 2025)

-       Blok van 5 weken is van week 23 t/m week 27

-       8 weken voor de release (week 17) informeert BKWI de GSD-organisatie over de planning

-       2 weken voor de release (week 23) informeert BKWI de GSD-organisatie over het migratiemoment

-       In de week voor de release (week 24) zet BKWI de GSD-organisatie om en vanaf dat moment geldt dan ook een freeze op wijzigingen in de gebruikersadministratie

-       In de week voor de release (week 24) stuurt BKWI de migratiematrix naar de GSD-organisatie en wordt er een afspraak gemaakt voor de week na de release (week 26) voor de warme overgang

-       In week 24 controleert de GSD-organisatie de migratiematrix en de inrichting in de acceptatieomgeving

-       In week 26 neemt BKWI met de GSD-organisatie de inrichting door

-       Bij akkoord koppelt BKWI in week 26 of week 27 de ‘Functierollen’

-       In week 26 of week 27 kan de GSD-organisatie starten met gebruik van de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

-       In week 30 wordt de klassieke versie afgesloten

-       Migratie is afgerond

Voice over:

Het voorbeeld is gebaseerd op een GSD-organisatie. die gepland is voor de release van 25.06, dus de juni-release en hier zie je alle verschillende contactmomenten en de weken zodat je kunt zien hoe dat er nou eigenlijk uitziet.

Op de website van BKWI staat de planning. Daarin staat… Dat komt zo ook in de presentatie, maar daar kun je zien: Wanneer ben ik aan de beurt? En dan kun je op basis van dit voorbeeld je eigen inrichting doornemen. Deze uitgeschreven tijdsplanning wordt ook opgenomen in de mail die u ontvangt in fase nul.

Beeldtekst:

Planning staat op de onze website BKWI.nl

-       Via producten à Suwinet-Inkijk à Migratie Suwinet-Inkijk à Ik werk bij de Gemeentelijke Sociale Dienst

Voice over:

Dan geef ik nu het woord aan m'n collega Debby die weer wat gaat vertellen over de planning.

Dank je wel, Marco.

In het algemeen:

Er zijn in totaal 236 GSD-organisaties. Wat we al eerder hebben genoemd, dat zijn de gemeentes ofwel de samenwerkingsverbanden in mandaat of in delegatie. Deze moeten gemigreerd worden in 2025 en dit is een majeure operatie. Deze is strak ingepland en we hebben weinig tot geen ruimte voor persoonlijke voorkeuren. De planning, zoals Marco net al heeft gezegd, staat op de website van BKWI. Hier kunt u zien wanneer en hoe u bent ingedeeld. De technische migratie wordt volledig door BKWI uitgevoerd. De functionele migratie volgt aansluitend op de technische migratie. En wijzigingen na uw migratie zijn tijdelijk niet mogelijk.

Ook een nota bene: U kunt alleen van deze planning afwijken indien er zwaarwegende redenen zijn. Deze dient u zelf bij ons kenbaar te maken en samen kijken we dan naar de mogelijkheden.

De algemene planning van migratie. In oktober hebben we de aankondigingsbrief verstuurd. In november hebben we online informatiesessies gehouden voor Burgerzaken en Doorstroompunt  en in december en januari zijn Burgerzaken en Doorstroompunt gestart. In januari hebben we ook met een aantal gemeentes een simulatiedag gehouden en een brief naar het college van burgemeesters en wethouders verstuurd.

Daarnaast hebben we de brief verzonden om jullie uit te nodigen voor de online informatiesessies en we zijn nu beland bij het groene bolletje in maart en we zitten nu in de derde online informatiesessie. En we starten met de eerste gemeentes in april. Dit is nog even in detail de planning van de migratie.

Zoals gezegd, in april starten we met de eerste run van de GSD-organisaties... en de bedoeling is dat de laatste bulk GSD-organisaties in november gaat plaatsvinden. Hierbij moet ik wel een kanttekening plaatsen, ook een tegeltjeswijsheid: De cursus 'Omgaan met teleurstellingen' gaat wederom niet door. Alles valt en staat met de eerste run van de GSD-organisaties in april. Als dat allemaal goed verloopt, dan kunnen we de rest ook vervolgens gaan plannen. 

Beeldtekst: 25:00

25.04 gaan 16 gemeentes over naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

25.05 gaan 29 gemeentes over naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

25.06 gaan 35 gemeentes over naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

25.07 gaan 20 gemeentes over naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

25.08 gaan 10 gemeentes over naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

25.09 gaan 45 gemeentes over naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

25.10 gaan 45 gemeentes over naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

25.11 gaan 35 gemeentes over naar de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk

Voice over:

Dan geef ik nu weer het woord aan Marco.

Ja, kon ik mooi even een glaasje water drinken en dan gaan we nu iets vertellen over het beheer. We hebben drie vormen van beheer gedefinieerd. We hebben gebruikersbeheer,

functioneel beheer en technisch beheer. Nummer 1 en 2, gebruikersbeheer en functioneel beheer worden uitgevoerd door de GSD-organisatie en het technisch beheer wordt uitgevoerd door BKWI. In de volgende slides gaan we daar nog iets dieper op in.

Het gebruikersbeheer. Dit blijft zoals het is en dat betekent dat elke GSD-organisatie

een gebruikersbeheerder heeft die zelf gebruikers aanmaakt en daar ook functierollen aan kan koppelen en wachtwoorden kan resetten en gebruikers verwijderen. Alles wat er nu ook is, blijft exact hetzelfde functioneren.

Het functioneel beheer, waar bestaat dat uit? Het functioneel beheer bestaat uit wijzigingen op de inrichting van taken en functionaliteit. Ik moet wel zeggen, dit gedeelte is nog niet volledig uitgewerkt. Dat is een onderdeel wat we nog gedurende de migratie gaan doen. Waar het op neerkomt, is dat de gebruikers-beheerder wel gebruikers kan aanmaken. Hij kan ze koppelen aan rollen, maar hij kan zelf geen rollen maken. Niet meer zoals dat kan in de klassieke versie. Het maken van die rollen gaat via BKWI maar is wel gebaseerd op hetgeen wat jullie ons aangeven. En wat zou dat dan zijn? Dat betekent dat er een bestaande taak veranderd moet worden omdat er andere tabbladen aan gekoppeld moeten worden. Het kan zijn dat er een nieuwe, wellicht specialistische taak nodig is met een bepaalde set aan tabbladen. Het kan ook zijn dat een bestaande functierol, bijvoorbeeld de medewerker handhaving opeens een nieuwe taak erbij moet hebben of dat die taak, die bij die functierol hoort, een ander tabblad moet gaan krijgen. Maar het kan ook zijn dat er een hele nieuwe functierol komt met daarbij een hele nieuwe taak die ook gemaakt moet worden.

Wat er dan gebeurt: de GSD-organisatie vraagt de meest recente inrichtingsmatrix aan bij BKWI. Die krijgen jullie opgestuurd. We kijken nog of we dat zo kunnen regelen dat dat gewoon te downloaden is zonder dat die vraag gesteld hoeft te worden. Die inrichtingsmatrix is een bestand dat in Excel staat. Daarin kun je aanvinken hoe het eruit moet komen te zien. Die vullen jullie in, sturen jullie op naar BKWI en wij zorgen voor de verwerking en de aanpassing in de taak en de functierollen. Zodra dit is doorgevoerd, wordt u uiteraard op de hoogte gebracht. Heb ik nog een nota bene, volgens mij de derde in deze presentatie en misschien wel de laatste, dat weet ik niet maar gezien de werkdruk gedurende de periode van de GSD-migratie is het functioneel beheer tijdelijk niet mogelijk.

Wat bedoel ik daarmee? Zoals je je kunt voorstellen, wat m'n collega net ook zei is het een majeure operatie om 236 gemeentes te migreren. Als we in de tussentijd van die gemeentes ook nog wensen en vragen krijgen over de inrichting dan gaat het ten koste van iets. En dan is de vraag: ga je door met je migratie of ga je je focussen op andere vragen? Daarom is het de bedoeling om zo min mogelijk aanpassingen aan te vragen over de inrichting van Suwinet-Inkijk. Gedurende de warme overdracht gaan we met jullie in gesprek over hoe de inrichting eruit moet komen te zien. En eigenlijk gaan we ervan uit dat daarmee alle wensen besproken zijn, doorgevoerd zijn en is het eigenlijk best wel bijzonder als er dan nog nadien een aanpassing moet komen. Maar nog steeds is het dan mogelijk om contact te zoeken met de Suwidesk en dan gaan we kijken wat de mogelijkheden zijn. 

De inrichtingsmatrix. Zoals ik net al zei, dat is een matrix in Excel. Hij wordt in het systeem omgezet naar technische informatie zodat onze applicatie ermee om kan gaan maar voor het werken met de inrichtingsmatrix hebben we besloten om het in Excel te doen. Je ziet hier in de kolommen D tot en met M. Ik kan het scherm niet helemaal goed lezen. Daar staan de verschillende taken. En vervolgens zie je onderin die taken aan de linkerkant in kolom A en in kolom B de verschillende pagina's, verschillende tabbladen die je aan kunt vinken per taak. In de inrichtingsmatrix definieer je taken. Daarmee koppel je bepaalde tabbladen aan taken middels het zetten van een vinkje. Je kunt vervolgens in een ander tabblad taken aan functierollen koppelen en er kan gekozen worden om bijzondere en zoektaken te koppelen aan functierollen. Op basis van de inrichtingsmatrix worden door BKWI de taken gegenereerd en die kunnen dan gebruikt worden in de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk. 

Dan hebben we nog het technisch beheer. Het technisch beheer van de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk is tweeledig. Enerzijds zijn het wijzigingen of een wijziging op een bestaand tabblad op verzoek van de VNG, maar het kan ook zijn dat er een nieuw tabblad komt op verzoek van de VNG. Al deze dingen worden in samenwerking uitgevoerd of in opdracht van VNG. Dan gaan we er nu wat dieper op in. Wat is nou een inhoudelijke wijziging op een bestaand tabblad op verzoek van VNG? Dit wordt ingediend via een ketenwijzigingsverzoek. De hele keten mag er even naar kijken, mag de impact bepalen en op basis daarvan wordt hij doorgevoerd ja of nee. En het gaat dan over de inhoud en de vorm van het tabblad. Het kan dan bijvoorbeeld zijn dat er een nieuw veld moet komen uit een bestaande bron.

Een voorbeeld:

recentelijk mocht het woord 'fraude' vanwege een uitspraak van de rechter niet meer

gebruikt worden binnen de Participatiewet, dus moest er een tabblad hernoemd worden. Dat is een voorbeeld van een wijzigingsverzoek of een wijziging op een bestaand tabblad. Maar het kan ook zijn dat een bepaald gegevens-element verwijderd of toegevoegd moet worden. In dit geval hoeft de GSD-organisatie niks te doen en die wordt op de hoogte gebracht van de wijziging. Onder water wordt de wijziging doorgevoerd op de desbetreffende tabbladen en dit geldt meteen voor alle gemeenten en jullie krijgen middels een bericht te horen dat er inhoudelijk wat is aangepast.

Het kan ook zijn dat er een nieuw tabblad wordt aangevraagd op verzoek van de VNG. Dat wordt ook ingediend via een ketenwijzigingsverzoek en het kan dan gaan over de inhoud en vorm van een nieuw tabblad. Een van de voorbeelden die we daarvan hebben, is: er wordt een nieuwe bron ontsloten. Die wordt op Suwinet-Inkijk aangesloten en die gegevens moeten getoond worden op een nieuw tabblad. Wij weten alleen niet welke mensen met welke taken en welke functierollen dit nieuwe tabblad moeten gaan gebruiken.

Dus wat gebeurt er? De GSD-organisatie ontvangt op dat moment de meest recente inrichtingsmatrix daarin is het nieuwe tabblad opgenomen en dan kan de GSD-organisatie

middels haar eigen autorisatiematrix de inrichtingsmatrix inrichten en aangeven aan welke taken dit tabblad wordt toegevoegd. Vervolgens wordt het teruggestuurd naar BKWI en wij verwerken dat weer zodat het vervolgens weer z'n terugslag heeft binnen Suwinet-Inkijk.

Het woord 'rapportages' is net ook al gevallen. Dat is een onderdeel dat we nu even gaan aanstippen.

Beeldtekst: 32:52

Oude rapportage

1.     Algemeen

1.1  Totaal gebruik

1.1.1      raadplegingen NHR

1.2  Afgebroken zoekopdrachten

 

2.     Zorgvuldig gebruik

2.1  Raadpleging op zoeksleutel anders dan Burgerservicenummer

2.2  Percentage raadplegingen buiten kantoortijd

2.3  Meest geraadpleegde Burgerservicenummers

2.4  Hoogste aantal actieve gebruikers dat hetzelfde Burgerservicenummer heeft geraadpleegd

2.5  Hoogste aaantal raadplegingen per actieve gebruiker

 

3.     Accountbeheer

3.1  Geblokkeerde accounts op de eerste dag van de maand

3.2  Ongebruikte accounts

3.3  Aangemaakte accounts, verwijderde accounts en wijzigingsacties op accounts

3.3.1      Accounts binnen 1 week na opvoer verwijderd

3.4  Aantal gebruikers per rol

 

4.     Veilig gebruik

4.1  Verdeling van de raadplegingen over de pagina’s

4.2  Whitelist escape

4.2a Onderhouden werkvoorraad

4.3 Verzonden Suwimail

4.4 Ontvangen Suwimail

4.5 Online specifieke rapportages

 

Voice over:

En we hebben het al gezegd: er zijn twee rapportages. Met de overgang naar de nieuwe versie van Suwinet-Inkijk komt er ook een nieuwe versie van de maandelijkse generieke rapportage. Zodra de migratie van een GSD-organisatie van start is gegaan zijn er ook twee rapportages beschikbaar, namelijk de oude en de nieuwe. Maar de nieuwe rapportage is pas van toepassing zodra uw organisatie gebruik gaat maken van de nieuwe versie van Suwinet-Inkijk. Want als je de nieuwe versie niet gebruikt, wordt er geen logging gemaakt, dus hebben we ook geen rapportage. En de oude rapportage heb je nodig als er nog raadplegingen zijn in de oude versie.

 

Beeldtekst: 33:30

Nieuwe rapportages

1.     Algemeen

1.1  Raadplegingen in Suwinet-Inkijk

 

2.     BSN-Raaplegingen

2.1  Unieke BSN’s

2.2  Afgebroken zoekopdrachten

2.3  Meest geraadpleegde BSN’s

2.4  BSN’s die door hoogste aantal gebruikers zijn bevraagd

2.5  Gebruikers met hoogste aantal BSN-raadplegingen

 

3.     Raadplegingen overig

3.1  Raadplegingen op zoeksleutel anders dan BSN

3.2  Raadeplgingen buiten kantoortijd

 

4.     Whitelist

4.1  Gebruikte escaperedenen

4.2  Onderhouden werkvoorraad

 

5.     Accounts

5.1  Aantal gebruikers per rol

5.2  Geblokkeerde accounts

5.3  Inlogpogingen

 

6.     Accountbeheer

6.1  Raadplegingen gebruikersadministratie

6.2  Uitgevoerde acties gebruikersadministratie

6.3  Accounts binnen 1 week na opvoer weer verwijderd

 

7.     Suwinet-Mail

7.1  Verzonden Suwinet-Mail

7.2  Ontvangen Suwinet-Mail

 

Voice over:

Wat we besloten hebben met de migratie van de gemeentelijke onderdelen naar Suwinet-Inkijk is dat we toe werken naar één rapportage die voor alle onderdelen hetzelfde is. Natuurlijk is de inhoud met de logginggegevens anders, maar de hoofdstukken in de rapportages zijn allemaal gelijk. Of je nou een rapportage krijgt voor Burgerzaken, Doorstroompunt, WGS of voor GSD, de rapportages zien er allemaal hetzelfde uit. Ze zijn gebaseerd op de huidige GSD-rapportage en ze zijn aangevuld met twee handige onderdelen uit de huidige Burgerzaken- en Doorstroompuntrapportage, namelijk unieke BSN’s en inlogpogingen. Er zijn overeenkomsten, maar er zijn ook verschillen. De overeenkomst is dat alles wat in de oude rapportage staat, ook is verwerkt in de nieuwe. En het verschil is: een raadpleging in de nieuwe rapportage betreft enkel een bevraging in de nieuwe versie van Suwinet-Inkijk, want raadplegingen van de oude versie moet je in je oude rapportage terughalen. En er is een nieuwe structuur.

Hebben we nog een tip van de meester: In de generieke rapportage worden de contactpersonen vermeld. BKWI heeft een administratie van de drie contactpersonen die geregistreerd moeten zijn per gemeente-onderdeel. Dat zijn de security officer, die belast is met alles rondom informatiebeveiliging de gemandateerde, die gerechtigd is om privacygevoelige informatie op te halen en de gebruikersbeheerder, die gebruikers mag gaan aanmaken. Deze namen worden aan ons doorgegeven middels een aanmeldformulier terug te vinden op bkwi.nl, en die worden verwerkt in onze administratie en die krijgen speciale rechten om die werkzaamheden uit te voeren. Om ervoor te zorgen dat die administratie up-to-date is hebben we dit opgenomen in de generieke rapportage van de verschillende gemeente-onderdelen en kijk hier ook naar, is onze vraag. Want in principe is het zo dat we de informatie van de contactpersonen als waarheid beschouwen totdat we horen dat het niet meer zo is. Vandaar dus ook dat het hierin staat en vandaar de tip. Want we hebben best wel vaak dat we merken dat bepaalde mensen niet meer in dienst zijn of dat we helemaal geen security officer of gemandateerde hebben voor een organisatie.

En dan hebben we nu alweer de 59 slides erdoorheen gejast en dat hebben we gedaan volgens mij met een minuutje of 40.

 

De klok loopt achter hier, volgens mij 40 minuten.

 

Ja, goed gedaan, Marco.

 

Ja, dank je wel, jij ook.

 

We zijn dus aangekomen bij de meest voorkomende vragen. Ik zal ze even voorlezen.

'Hoi, jullie geven aan dat de planning op de website staat. Waar kan ik die vinden?' Daar staat het adres bij, dat is via bkwi.nl via 'Producten', 'Suwinet-Inkijk', 'Informatiepakket

Migratie Gemeentelijke Sociale Dienst', 'Planning migratie GSD'. 

'Gegevens van de suite Centric worden aangeleverd naar Suwinet. Moet er bij de inrichting

nog een aanpassing plaatsvinden?' Ja, hier heb je het over DKD-Inlezen of in ieder geval een software suite die geen gebruikmaakt van Suwinet-Inkijk en daar verandert niks aan.

'Mogen er tijdens de technische migratie wel nieuwe gebruikers aangemaakt worden?' Jazeker, dat hebben we ook expliciet opgenomen. Bij de eerste presentatie hebben we aangegeven dat er geen wijzigingen mogen plaatsvinden maar dat gaat eigenlijk alleen over de rollen. Dus je kunt nieuwe gebruikers aanmaken, want dat moet doorgaan. Het kan niet stil blijven liggen.

'Hoe zit het met de niet-actieve gebruiker CISO die wel aanwezig moet zijn, maar geen daadwerkelijk gebruik hoeft te maken?' Klopt, dat zijn speciale beheerdersaccounts. Die hebben we ook voor gemandateerde en gebruikersbeheerders. Dat zijn gebruikers die dus niet actief zijn, die dus geen raadpleging hebben gedaan. Die worden wel door ons meegenomen in de migratie en die worden vervolgens ook gewoon toegekend aan de juiste controle- of beheertaak.

'Verandert er ook iets aan de inhoudelijke pagina's, bijvoorbeeld bij het tabblad Inkomen, de zichtbaarheid van de inhoudingen?' Nee, inhoudelijke wijzigingen zijn er niet. Dus als er nu een pagina is 'Inkomen' dan is er straks ook een tabblad 'Inkomen' met exact dezelfde gegevens. Alleen het ziet er misschien anders uit, omdat de look en feel van Suwinet-Inkijk, de vernieuwde versie, anders is. Maar qua gegevenselementen is het exact hetzelfde. Dat is ook ons uitgangspunt: 'as is'.

'Hebben jullie de verschillende gemeentes al ingedeeld in een planning en zo ja, is deze ergens te bekijken?' Deze komt op bkwi.nl te staan, volgens mij hebben we dit ook al eerder beantwoord.

Jazeker, dat heb je net al gezegd, inderdaad.

De link heb ik net al vernoemd. De presentatie hebben de meeste mensen al ontvangen en anders kunnen ze ook nog even vragen stellen aan de Suwidesk.

Ja, de presentatie hebben we gemaild. Gedurende de informatiesessies en de terugkoppeling op de informatiesessies hebben we de presentatie ook aangepast, dus er is inmiddels een ietwat andere versie. Qua opmaak is hij exact hetzelfde, alleen hier en daar net even wat andere puntjes op de i, dus het lijkt me goed als we aan het eind van volgende week nog even de laatste presentatie aan alle contactpersonen versturen. Volgende week donderdag is de laatste online informatiesessie. Daar kunnen nog mensen deelnemen en deze informatiesessie bekijken. Deze informatiesessie die we nu houden,

die wordt opgenomen, dus die wordt ook later op onze website geplaatst, zodat u daarnaar kunt kijken. En ik denk dat volgende week donderdag een mooi moment is om de presentatie toe te sturen.

En dan de laatste vraag: 'Hoe is de rapportage bij uitbesteding van de GSD-taak ofwel, de splitsing tussen bijvoorbeeld Burgerzaken en GSD? Wie krijgt dan de rapportage, wij als GR of de gemeente zelf?' Ja, dat is een beetje tweeledig, want ik zie aan de ene kant Burgerzaken en GSD dat zijn twee verschillende gemeentelijke onderdelen, dus dat zijn verschillende gebruikers van Suwinet-Inkijk. Het zijn dus verschillende gemandateerde, dus dat zijn twee gescheiden rapportages. Maar ik zie ook het woord 'GR', en GR staat vaak voor 'gemeenschappelijke regeling', dus het is een samenwerkingsverband onder mandaat of onder delegatie. Die rapportages blijven exact hetzelfde. Bij een gemeenschappelijke regeling, dus een samenwerkingsverband onder delegatie is er maar één rapportage. Die gaat alleen naar de uitvoeringsorganisatie of naar het samenwerkingsverband onder delegatie. En bij de rapportage voor samenwerkingsverband onder een mandaat gaat die ook in principe alleen naar de uitvoeringsorganisatie.

Nou, we zijn door alle vragen heen. Dan wil ik iedereen hartelijk danken voor uw belangstelling en uw vragen. We zullen de vragen uit de chat verzamelen en de antwoorden kunt u dan terugvinden op onze website. En ongeveer medio april sturen we nog een informatiepakket met daarin onder andere deze presentatie, de link naar de website een handleiding gebruikersadministratie en de nieuwe URL naar de vernieuwde Suwinet-Inkijk. Zoals gezegd, zullen we deze bovenstaande informatie ook beschikbaar stellen op de website: www.bkwi.nl. En heeft u nog andere vragen, dan kunt u ze stellen via suwidesk@bkwi.nl.

Alle dank.

Hartelijk dank voor de deelname.