Suwinet-Inkijk Beheren van gebruikers

Beheren van Gebruikers

We maken een onderscheid tussen:

1. Gebruikers. Gebruikers worden decentraal door de applicatiebeheerders van een organisatie beheer
2. Bijzondere gebruikers. Dit zijn gebruikers die vanwege hun rol een bijzondere toegang hebben. Deze gebruikers worden zowel centraal als decentraal beheerd. 

Het beheren van gebruikers gebeurt met de gebruikersadministratie en bestaat onder andere uit:

1. Aanmaken 
2. Wijzigen 
3. Verwijderen 

Gebruikersadministratie

Als applicatiebeheerder bent u een bijzondere gebruiker en krijgt/heeft u een account voor Suwinet-Inkijk. 

Let op: de gebruikersadministratie wordt op dit moment nog ontsloten via de klassieke versie van Suwinet-Inkijk.

Inloggen en navigatiepagina 

1. Log in op Suwinet-Inkijk (https://inkijk.prd.suwi.net/inkijk) met het account dat u heeft gekregen.

2. De gebruikersadministratie is bereikbaar via een taak binnen Suwinet-Inkijk: 

3. Als eerste wordt de navigatiepagina van de gebruikersadministratie getoond.

4. De navigatiepagina bestaat uit twee delen: 

• a. Zoeken en bladeren 
• b.  Zoek-/bladerresultaat

Ad a. Zoeken en bladeren bevat de volgende componenten die het beheren van gebruikers en gebruikers-gerelateerde zaken mogelijk maken:

• Map. toont de organisatie waarvoor u geautoriseerd bent om de gebruikersadministratie te beheren. Daarnaast geeft Map aan op welke plek u zich bevindt in de organisatieboom. In Zoek-/bladerresultaat staan alle accounts, die horen bij de naam van de Map. Als u applicatiebeheerder bent voor meer gemeenten of voor meer gemeente-onderdelen dan moet u bij Submap nog verder selecteren welke map u wilt beheren.
• Submap. Hier vindt u de submap(pen) die u heeft aangemaakt voor uw organisatie. Hiermee kunt u accounts bijvoorbeeld opsplitsen per afdeling of team. 
• Als er nog geen submap is aangemaakt staat deze optie “uitgegrijsd”. 
• Max. gebruikers per pagina: hier kunt u aangeven hoeveel accounts u per pagina wilt zien.  

In onderstaande tabel volgt een korte uitleg over de betekenis van de diverse knoppen:

Ad b. Zoek-/bladerresultaat toont een lijst van alle gebruikers in de gekozen map/submap na een zoekactie.

Navigeren door de mappen 

Onder de hoofdmap kan een submap worden aangemaakt (zie hoofdstuk 3.1.10). Hiermee kunt u de organisatie onderverdelen in ‘afdelingen’, waardoor het beheer overzichtelijker wordt.

Als er submappen aanwezig zijn kunt u naar een submap navigeren door via het ‘pull-down menu’ een submap te selecteren en vervolgens op de ‘Zoek’ knop te klikken.

Er is geen pull-down menu wanneer er geen of slechts 1 submap aanwezig is. Als er 1 submap aanwezig is kunt u deze selecteren door een vinkje in het vinkboxje te plaatsen en vervolgens op de ‘Zoek’ knop te klikken.

Vanuit een submap kan men terug navigeren door bij ‘Map’ op de gewenste map link te klikken. 

Gebruiker zoeken 

1. Het is mogelijk om op diverse manieren een gebruiker te zoeken. Dit doet u als volgt: 

Kies een categorie uit het drop-down menu van component ‘Zoek’ Zoekcategorieën zijn: 

• Achternaam gebruiker
• E-mail adres
• Externe ID
• Inlognaam
• Map
• Naam gebruiker 
• Rol
• Rol ID
• Rol type
•  Voornaam gebruiker

2. Vul de zoektekst in het invulveld in.

3. Klik op de ‘Zoek’ knop om uw zoekopdracht uit te voeren

Het resultaat wordt op dezelfde pagina getoond in het Zoek-/bladerresultaat gedeelte. 

 Om een zoekactie succesvol uit te voeren, dient u het volgende in de gaten houden:

• De zoekfunctie zoekt vanaf de map waarin u staat tot in eventueel aanwezige submappen. Andersom is niet mogelijk. 
• De zoektekst moet minstens 

Gebruiker aanmaken 

Een nieuw gebruikersaccount kunt u aanmaken door op de ‘Nieuwe gebruiker’ knop te klikken. Het nieuwe account wordt aangemaakt in de map waar u zich op dat moment bevindt.

LET OP: Een account kunt u later niet meer naar een andere map of submap verplaatsen. Bedenk dus goed of dit de juiste plek voor het account is.

Na het klikken op de knop ‘Nieuwe gebruiker’ komt u op de pagina waar u de gegevens van de nieuwe gebruiker kunt invoeren. 

De velden die aangegeven staan met (*) zijn verplicht om in te vullen. Hieronder leest u wat elk veld inhoudt en wat er ingevuld moet worden:

Wanneer u alle verplichte gegevens heeft ingevuld, heeft u voor het wachtwoord 2 keuzes:

1. Zelf een wachtwoord invullen
2. Wachtwoord laten genereren

Ad 1. Zelf een wachtwoord invullen

1. In de velden ‘Nieuw wachtwoord’ en ‘Bevestig nieuw wachtwoord’ een wachtwoord invullen.
2. Klik op ‘Opslaan’.

2. Als u geen wachtwoord invult dan wordt er automatisch een wachtwoord aangemaakt voor het nieuw aangemaakte account zodra u op de knop ‘Opslaan’ klikt. Het door Suwinet-Inkijk gegenereerde wachtwoord wordt bovenin het scherm in oranje getoond. 

Wachtwoord 

De eisen waaraan een wachtwoord moet voldoen zijn als volgt:

• Het wachtwoord moet bestaan uit minimaal 

• 0123456789
• ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
• Abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
• ~!@#$%^&*()-_=+[ ]{ }|;:,.<>/? 

• Het wachtwoord mag niet gelijk zijn aan uw voornaam, uw achternaam of uw gebruikersnaam 
• Het wachtwoord mag niet gelijk zijn aan één van de laatste 10 eerder gekozen wachtwoorden 
• Het wachtwoord moet minimaal 3 tekens verschillen van een eerder gebruikt wachtwoord 

Het wachtwoord is 56 dagen geldig. Na deze periode verplicht Suwinet-Inkijk de gebruiker het wachtwoord te wijzigen. Suwinet-Inkijk geeft een aantal dagen voor het verlopen van het wachtwoord op het inlogscherm aan hoeveel dagen het wachtwoord nog geldig is.

Als het wachtwoord na 56 dagen niet gewijzigd is wordt het account automatisch geblokkeerd.

Als een gebruiker van Suwinet-Inkijk langer dan 45 dagen niet inlogt op Suwinet-Inkijk wordt het account automatisch geblokkeerd.

Zowel het wachtwoord wijzigen na 56 dagen als eenmaal in de 45 dagen inloggen op Suwinet-Inkijk geldt voor alle gebruikers, dus ook voor gebruikersbeheerders.

Wanneer u als gebruikersbeheerder een wachtwoord verstrekt aan een Suwinet-Inkijk gebruiker, moet deze gebruiker het door u verstrekte wachtwoord binnen 14 dagen wijzigen anders wordt het account geblokkeerd.

Gebruikersgegevens wijzigingen 

Door op de naam van de gebruiker te klikken komt u op de pagina waarin u de gegevens van de gebruiker kunt wijzigen. U kunt alle velden wijzigen met uitzondering van de velden ‘Naam’ en ‘Loginnaam’. 

Wachtwoord wijzigen of resetten 

Als u op de naam van de gebruiker klikt kunt u onderin het scherm het wachtwoord bewerken. 

Het wachtwoord kan op 2 manieren worden gewijzigd:

1. U kunt zelf een nieuw wachtwoord direct invullen in de velden ‘Nieuw wachtwoord’ en ‘Bevestig nieuw wachtwoord’. Vervolgens klikt u op Opslaan. 
2. Door op de button ‘Reset Wachtwoord en activeer account’ te klikken wordt een tijdelijk wachtwoord gegenereerd. Dit tijdelijke wachtwoord wordt bovenin dezelfde pagina in het oranje weergegeven.

Dit tijdelijke wachtwoord is 14 dagen geldig. Wanneer de gebruiker niet binnen deze gestelde periode inlogt wordt het account geblokkeerd en dient u het wachtwoord wederom te resetten.

Opmerking:

In beide gevallen wordt de gebruiker bij de eerstvolgende inlog poging gevraagd het tijdelijke wachtwoord te wijzigen.

Gebruikersaccount blokkeren en activeren 

Als u op de naam van de gebruiker klikt kunt u onderin het scherm het account bewerken. Blokkeren kunt u door te klikken op de ‘Blokkeer account’ knop. 

Activeren kunt u met 2 knoppen:

1. Activeer account
2. Reset wachtwoord en activeer account 

Ad 1. Activeer account

Als een account geblokkeerd is verschijnt de button ‘Activeer account’. U kunt het geblokkeerde account met deze button weer activeren. Het wachtwoord blijft hetzelfde. Wanneer de account geactiveerd is, verandert de button ‘Activeer account’ in ‘Blokkeer account’. 

Ad 2. Reset wachtwoord en activeer account

Hiermee kunt u een ‘automatisch’ geblokkeerd account activeren en tegelijk een nieuw tijdelijk wachtwoord genereren. 

Het gebruikersaccount wordt ‘automatisch’ geblokkeerd wanneer:

• 5x een verkeerd wachtwoord of gebruikersnaam wordt ingevoerd.
• 45 dagen lang niet ingelogd wordt op Suwinet-Inkijk.
• De gebruiker 56 dagen lang zijn wachtwoord niet heeft gewijzigd
• De gebruiker niet binnen de gestelde periode van 14 dagen zijn geresette wachtwoord heeft gewijzigd. 

Einddatum account 

Als u op de naam van de gebruiker klikt kunt u onderin het scherm onder het kopje Status een einddatum aan een gebruikersaccount toevoegen. Een automatische einddatum is handig voor medewerkers met een tijdelijk contract. Het account wordt automatisch geblokkeerd op de ingevoerde datum.

Gebruiker verwijderen 

Om een gebruikersaccount te verwijderen klikt u eerst op de naam van de gebruiker en vervolgens klikt u onderin het scherm op de ‘Verwijder’ knop. Na het klikken verschijnt de vraag ‘Wilt u betreffende item(s) verwijderen?’ Door op ‘OK’ te klikken bevestigt u het verwijderen van het account.

De pagina ‘Gebruiker verwijderd’ wordt nu weergegeven.

Details map 

Voor overzichten van rollen, beheerders en submappen, klikt u op de ‘Details map’ knop.

Deze pagina bestaat uit 3 tabellen: 

1. Rollen 
2. Beheerders (= applicatiebeheerder) 
3. Dochter mappen (= submappen) 

Ad 1. Rollen

De tabel Rollen toont alle rollen die beschikbaar zijn voor de gekozen map en de onderliggende submappen. De tabel bestaat uit de kolommen: 

 Ad 2. Beheerders

Deze toont de applicatiebeheerders van de gekozen map. Van de gebruikersbeheerders worden de Map, waaronder ze horen, en de Naam vermeld.

 Ad 3. Dochtermappen

Hier staan alle submappen van de map waar u zich op dat moment bevindt. 

Submappen 

Het is mogelijk om de map van uw organisatie uit meerdere submappen te laten bestaan, waardoor een boomstructuur aan organisatieonderdelen ontstaat. 

Voorbeeld:

1. De gemeente Eendhoven heeft 4 regiokantoren. Onder de map Eendhoven worden 4 submappen gemaakt (Kantoor Noord, Kantoor Zuid, Kantoor West, Kantoor Oost). 
2. De gemeente Eendhoven heeft 300 gebruikers en wil een onderverdeling maken naar FrontOffice, BackOffice en Handhaving. Onder de map Eendhoven worden 3 submappen gemaakt (FrontOffice, BackOffice en Handhaving). 
3. De gemeente Eendhoven uit voorbeeld 2 wil dat de FrontOffice wordt verdeeld in 4 regio’s. Onder de map FrontOffice worden 4 submappen gemaakt (Noord, Oost, Zuid, West) 

Maken van een map

1. Vanuit het hoofdmenu van de Gebruikersadministratie (navigatiepagina) klikt u op de ‘Details map’ knop. 
2. In de tabel ‘Dochter mappen’ die u onderaan de pagina vindt maakt u een map aan door in het invulveld een naam te typen 3. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.

Verwijderen van een map 

Een door u aangemaakte map kan alleen verwijderd worden door BKWI. In deze map mogen dan geen gebruikers meer staan. Stuur een mail naar suwidesk@bkwi.nl om een map te laten verwijderen en vermeldt welke map dat exact is.

Export gebruikers 

U heeft als applicatiebeheerder de mogelijkheid om vanuit de gebruikersadministratie een export te maken van de gebruikers. 

De export wordt geleverd in een .csv bestand met als syntax: export-gebruikers-jjjjmmdd-uumm.csv

Het CSV bestand bevat de volgende kolommen: 

Afdeling | Naam | Achternaam | Voornaam | Loginnaam | E-mail | Status | Automatisch blokkeren op | Laatste login | Rollen | Werknemersnummer

Bijzondere gebruikers 

Bijzondere gebruikers zijn gebruikers die vanwege hun rol een bijzondere toegang hebben. Deze gebruikers worden zowel centraal als decentraal beheerd.

In dit hoofdstuk worden de verschillende soorten bijzondere gebruikers toegelicht. 

Applicatiebeheerder 

De applicatiebeheerder is binnen de organisatie het aanspreekpunt en de verantwoordelijke voor het beheer van de applicatie Suwinet. Dit is de persoon die toegang krijgt tot de gebruikersadministratie van Suwinet-Inkijk.

Dit account worden centraal beheerd door BKWI en via een aanmeld- of wijzigingsformulier door de organisatie aangemeld. Een applicatiebeheerder krijgt via BKWI speciale rechten om de taak uit te kunnen voeren. 

Het account kan ook van tevoren door u worden aangemaakt rekening houdend met het volgende: 

• De loginnaam voor een gebruiker van een gemeente dient altijd te beginnen met gemeentecode_
• De loginnaam voor een gebruikersbeheerder dient altijd te beginnen met adm_ Bijvoorbeeld voor Amsterdam (gemeentecode is 0363): Kees Keesens => adm_0363_kkeesens 
• De loginnaam moet minimaal 5 en mag maximaal 24 tekens lang zijn en mag uitsluitend de volgende tekens bevatten: a..z, A..Z, 0..9, punt, minteken, en underscore. 
• Het ‘E-mail’ veld is een verplicht veld 
• Koppel de volgende rollen: 

De loginnaam moet vervolgens op het aanmeldformulier worden vermeld. Bij het verwerken van het aanmeldformulier door BKWI worden de speciale rechten uitgegeven voor dit account. 

Als het account nog niet is aangemaakt dan maakt BKWI dit aan bij het verwerken van het aanmeldformulier. 

De beheertaken zijn nog niet beschikbaar in de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk en de Beheren gebruikersadministratie / Beheren Suwinet-Inkijk taak bevat een ‘link’ die doorverwijst naar de klassieke versie van Suwinet-Inkijk voor het uitvoeren van deze taak. 

Applicatiebeheerder Light 

Deze is enkel beschikbaar voor organisatieonderdeel GSD. Dit is de light versie van de applicatiebeheerder. Deze persoon kan een wachtwoord resetten en/of een account activeren. Het aanmaken of verwijderen van een gebruiker en het beheren van rollen kan deze persoon niet. 

Dit account worden centraal beheerd door BKWI en via een aanmeld- of wijzigingsformulier door de organisatie aangemeld. Een applicatiebeheerder krijgt via BKWI speciale rechten om de taak uit te kunnen voeren. 

Het account wordt door u aangemaakt rekening houdend met het volgende: 

• De loginnaam voor een gebruiker van een gemeente dient altijd te beginnen met gemeentecode.
• De loginnaam voor een gebruikersbeheerder dient altijd te beginnen met adm_ Bijvoorbeeld voor Amsterdam (gemeentecode is 0363): Kees Keesens => adm_0363_kkeesens
• De loginnaam moet minimaal 5 en mag maximaal 24 tekens lang zijn en mag uitsluitend de volgende tekens bevatten: a..z, A..Z, 0..9, punt, minteken, en underscore.
• Het ‘E-mail’ veld is een verplicht veld 
• Koppel de volgende rollen

• Onder Functierollen Suwinet-Inkijk: Vaste administratie en beheerrol – Beheren Suwinet-Inkijk
• Onder Vaste beheerrollen buiten Suwinet-Inkijk: Beheer: ww & blokkeren

Nadat u het account heeft aangemaakt stuurt u een mail naar suwidesk@bkwi.nl met daarin de loginnaam voor welke de rechten aangepast moeten worden.

De beheertaken zijn nog niet beschikbaar in de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk en de Beheren gebruikersadministratie / Beheren Suwinet-Inkijk taak bevat een ‘link’ die doorverwijst naar de klassieke versie van Suwinet-Inkijk voor het uitvoeren van deze taak. 

Gemandateerde 

De gemandateerde is binnen de organisatie gemandateerd voor het aanvragen en ontvangen van specifieke rapportages over het gebruik van Suwinet. 

Dit account worden centraal beheerd door BKWI en via een aanmeld- of wijzigingsformulier door de organisatie aangemeld. Een gemandateerde krijgt via BKWI speciale rechten om de taak uit te kunnen voeren. 

Het account wordt door u aangemaakt rekening houdend met het volgende: 

• De loginnaam voor een gebruiker van een gemeente dient altijd te beginnen met gemeentecode_
• De loginnaam moet minimaal 5 en mag maximaal 24 tekens lang zijn en mag uitsluitend de volgende tekens bevatten: a..z, A..Z, 0..9, punt, minteken, en underscore. 
• Koppel de volgende rollen: 

De loginnaam moet vervolgens op het aanmeldformulier worden vermeld. Bij het verwerken van het aanmeldformulier door BKWI worden de speciale rechten uitgegeven voor dit account. 

Na het aanmelden van de gemandateerde heeft deze ook toegang tot de Online rapportage tool. Met de online rapportage tool kan de gemandateerde zelf specifieke rapportages maken. Deze toegang wordt niet geregeld vanuit de gebruikersadministratie. De functionaliteit is bereikbaar door middel van de knop Specifieke Rapportages GSD-organisatie in Suwinet-Inkijk.

De controletaken zijn nog niet volledig beschikbaar in de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk en de Ophalen rapportages / Controleren Suwinet-Inkijk taak bevat een ‘link’ die doorverwijst naar de klassieke versie van Suwinet-Inkijk voor het uitvoeren van deze taak.

Generieke rapportages 

Een generieke rapportage bevat geen privacygevoelige informatie en de toegang hiertoe kan, indien wenselijk, aan ieder persoon worden toegekend door het account te koppelen aan de volgende rollen: 

 De controletaken zijn nog niet volledig beschikbaar in de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk en de Ophalen rapportages / Controleren Suwinet-Inkijk taak bevat een ‘link’ die doorverwijst naar de klassieke versie van Suwinet-Inkijk voor het uitvoeren van deze taak.

Onderhouden werkvoorraad 

Deze is enkel beschikbaar voor organisatieonderdelen GSD en WGS. Het account van de persoon die binnen uw organisatie belast is met het onderhouden van de werkvoorraad dient gekoppeld te worden aan de volgende rollen: 

De beheertaken zijn nog niet beschikbaar in de vernieuwde versie van Suwinet-Inkijk en de Beheren werkvoorraad / Beheren Suwinet-Inkijk taak bevat een ‘link’ die doorverwijst naar de klassieke versie van Suwinet-Inkijk voor het uitvoeren van deze taak.