Veilig gebruik van Suwinet Alles over de nieuwe rapportages

In het kader van de migratie van gemeente-onderdelen Burgerzaken en Doorstroompunt naar de nieuwe versie van Suwinet-Inkijk zal er ook een nieuwe maandelijkse rapportage beschikbaar worden gesteld vanaf januari 2025, wat tijdens de drie informatiesessies in november al kort is toegelicht. Hieronder leest u de belangrijkste aspecten, met als doel om het voor u overzichtelijk te maken wat er zal veranderen en in hoeverre dit impact zal hebben op het uitvoeren van controles.

• Impact op controles
• Algemene informatie over de nieuwe generieke rapportage
• Nieuwe specifieke rapportages
• Opbouw van de rapportages 
• Voorbeelden van rapportages

Impact op controles

Er zal vanaf januari 2025 een nieuwe maandelijkse generieke rapportage beschikbaar zijn. Dit betekent dat vanaf dit moment zowel de oude als de nieuwe rapportage opgevraagd kunnen worden. Welke rapportage(s) u moet gebruiken voor de controles hangt volledig af van uw status in het migratie-traject:

• Zolang u nog niet gemigreerd bent (dat wil zeggen dat uw gebruikers nog geen rechten hebben om te raadplegen in de nieuwe versie van Suwinet-Inkijk) zult u enkel de oude rapportage gebruiken voor het uitvoeren van controles (bijvoorbeeld als uw gebruikers in januari 2025 nog geen raadplegingen kunnen doen in de nieuwe versie van Suwinet-Inkijk, dan bekijkt u de oude rapportage over die maand).
• Zodra u gemigreerd bent (dat wil zeggen dat uw gebruikers wel rechten hebben om te raadplegen in de nieuwe versie van Suwinet-Inkijk), zult u de nieuwe rapportage gaan gebruiken voor het uitvoeren van controles.
• Belangrijk: als uw gebruikers in een bepaalde maand rechten hebben om in zowel de oude als nieuwe versie van Suwinet-Inkijk raadplegingen te doen, dan zult u beide rapportages moeten bekijken over die maand. De nieuwe rapportage houdt namelijk geen rekening met raadplegingen van brongegevens in de oude versie van Suwinet-Inkijk (bijvoorbeeld als uw gebruiker een BSN bevraagt in deze versie, zal dit enkel terugkomen in tabel 1 t/m 6 van de oude rapportage).

Algemene informatie over de nieuwe generieke rapportage

Bij het maken van de nieuwe rapportage is er besloten om toe te werken naar één rapportage die door ieder gemeente-onderdeel gebruikt kan worden (in plaats van verschillende rapportages voor GSD, WGS, Burgerzaken, Doorstroompunt en GB). Een uniforme opzet maakt het uitvoeren van controles gemakkelijker voor security officers en gemandateerden die meerdere gemeente-onderdelen in hun portefeuille hebben. Daarnaast zal het gemakkelijker zijn om de rapportages bij te houden en van kwaliteit te voorzien.

De nieuwe rapportage is gebaseerd op de huidige GSD-rapportage, omdat deze veel informatie biedt ten behoeve van het uitvoeren van controles. Daarnaast zijn er onderdelen uit de huidige Burgerzaken/Doorstroompunt-rapportage verwerkt in de nieuwe rapportage, zoals het aantal unieke BSN’s dat is geraadpleegd en het beoordelen van inlogpogingen. Mogelijk is niet onderdeel van toepassing op uw organisatie, wat nader wordt toegelicht.

Belangrijke overeenkomsten en verschillen tussen de generieke rapportages
Hoewel de nieuwe rapportage er aanzienlijk anders uit zal zien, hoeft er niet per sé veel te veranderen voor uw controles. Veel van de onderdelen die u gewend bent om te zien, zullen ook verwerkt zijn in de nieuwe rapportage:

• Raadplegingen in Suwinet-Inkijk en een aantal details over deze raadplegingen (het aantal unieke BSN’s, raadplegingen per pagina, raadplegingen binnen en buiten kantoortijd, en een top vijf van geraadpleegde BSN’s) zullen verwerkt zijn in de nieuwe rapportage.
• Een paar belangrijke onderdelen rondom gebruikers (inlogpogingen, gebruikersrollen, accountstatus) zijn ook verwerkt in de nieuwe rapportage.

Daarnaast zijn er ook wat belangrijke verschillen tussen de oude en nieuwe rapportages:

• Belangrijk: als het om raadplegingen van brongegevens in de nieuwe rapportage gaat, dan gaat het enkel om raadplegingen in de nieuwe versie van Suwinet-Inkijk Dit is ook de reden dat er twee rapportages nodig zijn voor de controles als uw gebruikers gebruik kunnen maken van beide versies van Suwinet-Inkijk.
• Er zijn een aantal nieuwe onderdelen toegevoegd (zie de volgende pagina).
• Enkele onderdelen uit de oude rapportage worden momenteel niet geïntegreerd in de nieuwe rapportage (ongebruikte accounts, gebruikers per afdeling, aantal raadplegingen en gebruikers). Accounts die enige tijd niet zijn ingelogd, zullen vanzelf worden weergegeven in het nieuwe onderdeel “5.2. Geblokkeerde accounts”, dus een apart onderdeel voor ongebruikte accounts lijkt overbodig. Afdelingen werden vrijwel nooit gespecificeerd, en het aantal raadplegingen per gebruiker voegt te weinig toe om als een apart onderdeel weer te geven.
• De lay-out zal anders worden; dit geldt zowel voor de rapportage zelf, als voor de onderdelen die u al gewend bent.

Nieuwe specifieke rapportages

Ieder onderdeel in de nieuwe generieke rapportage zal ook een gelijknamige specifieke rapportage hebben. Deze kunnen nog steeds op dezelfde manier worden opgevraagd als voorheen. Als u iets opmerkelijks ziet in de generieke rapportage, is het dus nog steeds mogelijk om meer informatie te krijgen d.m.v. een specifieke rapportage. Bij onderdelen die betrekking hebben op het raadplegen van brongegevens zal de hoofdraadpleging gelogd worden als één regel in de specifieke rapportage, waarna het klikken op de verschillende tabbladen wordt gelogd in de kolom “klikpad”. Zo is exact te achterhalen welke acties een gebruiker heeft uitgevoerd binnen een raadpleging.

Opbouw van de rapportage

Om u een idee te geven van de opbouw van de nieuwe rapportage, ziet u hieronder zowel in de afbeelding als in woordelijke toelichting een globale omschrijving van ieder hoofdstuk met de bijbehorende onderdelen. Voor een overzicht van de onderdelen van de oude en nieuwe rapportage, verwijzen wij u naar de presentatie van de informatiesessie.

1. Hier wordt een algemeen overzicht getoond met de raadplegingen die gedaan zijn, waarbij zowel de hoofdraadplegingen als het klikken op tabbladen kan worden beoordeeld (1.1).
2. Dit hoofdstuk biedt verdiepende informatie over de BSN-raadplegingen. Voor Burgerzaken en Doorstroompunt zal het voor de hand liggen dat het altijd om BSN-bevragingen gaat, maar voor andere gemeente-onderdelen is dat niet altijd het geval. Dit hoofdstuk bevat informatie over het raadplegen van unieke BSN’s (2.1), de vijf meest geraadpleegde BSN’s (2.3), de vijf BSN’s die door de meeste gebruikers zijn bevraagd (2.4) en de vijf gebruikers die de meeste BSN-raadplegingen hebben gedaan (2.5). Daarnaast bevat het een onderdeel over afgebroken zoekopdrachten (2.2), wat betekent dat iemand bij een bevraging wordt tegengehouden door het whitelist-scherm, waarna het BSN vervolgens niet nogmaals bevraagd wordt door de desbetreffende gebruiker.  Onderdeel 2.2 is momenteel niet van toepassing op Burgerzaken en Doorstroompunt.
3. De naam “raadplegingen overig” doelt vooral op informatie die specifiek gerelateerd is aan het raadplegen van BSN’s en dus in een apart hoofdstuk terecht is gekomen. Het bevat informatie over zoeksleutels anders dan BSN (3.1) en raadplegingen buiten kantoortijd (3.2).
   Onderdeel 3.1 is momenteel niet van toepassing op Burgerzaken en Doorstroompunt.
4. Gegevens rondom het gebruik van whitelist-escapes bij raadplegingen (4.1) en het uploaden van de whitelist in Suwinet-Inkijk (4.2) worden hier weergegeven.
   Dit hele hoofdstuk is momenteel niet van toepassing op Burgerzaken en Doorstroompunt.
5. Een hoofdstuk over accounts, inclusief het aantal gebruikers per rol (5.1), het aantal geblokkeerde accounts (5.2) en de inlogpogingen (5.3).
6. Een hoofdstuk over het beheer van accounts door de gebruikersbeheerder, inclusief de klikacties in de gebruikersadministratie (6.1), gemaakte wijzigingen (6.2) en accounts die binnen een week na het aanmaken zijn verwijderd (6.3.
7. Als uw organisatie gebruik maakt van Suwinet-Mail, dan ziet u hier informatie over het aantal verzonden mails (7.1) en ontvangen mails (7.2). Deze gegevens zijn op organisatieniveau, omdat er geen onderscheid te maken is tussen gemeente-onderdelen voor Suwinet-Mail.
8. Het online opvragen van specifieke rapportages wordt hier weergegeven (8.1).

Voorbeelden van rapportages

Ons rapportage team is druk bezig voorbeelden te genereren van de nieuwe rapportages. Zij hopen dit half december klaar te hebben.